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Gérer le temps de sa conférence ou de sa formation

gestion du temps formation conférence

Gérer le temps de sa conférence ou de sa formation n’est pas toujours facile. Il s’agit d’un défi qui peut rapidement devenir une contrainte majeure et qui peut apporter son lot de stress. Pour une communication réussie, vous devez effectivement maximiser l’utilisation de votre plage horaire pour vous assurer de:

  • traiter l’ensemble de votre contenu
  • éviter d’oublier des éléments ou de perdre le fil
  • respecter le rythme de votre auditoire et offrir des moments interactifs
  • permettre aux participants de poser leurs questions
  • respecter la programmation proposée par le comité organisateur

Pour mieux vous aider à partager votre expertise dans le temps alloué, nous vous invitons à vous inspirer d’exemples de format de présentation maximisant la durée des communications, puis, à découvrir des stratégies reconnues pour vous aider à mieux gérer le temps.

S’inspirer

Dans les dernières années, plusieurs organisations ou événements ont mis en place des formats de présentation misant sur des contraintes temporelles. Ces contraintes ont pour objectif de dynamiser les événements de partage en restreignant la plage horaire pour :

  • maximisan le nombre de présentateur et de communication
  • structurer les présentations
  • capter l’attention de l’auditoire.
  • offrir davantage de valeur à l’événement

Dans le milieu universitaire

Inspiré par le concours Three minute thesis de l’Université de Queensland en Australie, l’Association francophone pour le savoir (Acfas), a mis sur pied en 2012 le concours Ma thèse en 180 secondes.

Le concours Ma thèse en 180 secondes permet à des doctorants de présenter leur sujet de recherche en termes simples à un auditoire profane et diversifié. Chaque étudiant doit faire, en trois minutes, un exposé clair, concis et néanmoins convaincant sur son projet de recherche.

– Source: Acfas

Dans ce type de concours, le temps représente la principale contrainte permettant de cibler le contenu essentiel. En effet, celle-ci force les doctorants à vulgariser un concept abstrait ou complexe en moins de 3 minutes. Si un sujet aussi vaste qu’une thèse de doctorat peut être expliqué en 180 secondes, vous êtes certainement en mesure de respecter le temps prévu pour votre communication.

En contexte professionnel

pecha kucha 20 images de 20 secondes

Certains événements ont également adopté des types de formats de présentation avec un minutage contraignant. Par exemple, le modèle américain Ignite Talks contraint les conférenciers à utiliser 20 diapositives de 15 secondes chacune. Similaire, le modèle japonais des Pecha Kucha propose 20 diapositives de 20 secondes chacune. Au Québec, le colloque de l’AQUOPS s’est inspiré de ces formats de communications pour créer les ateliers « emballe-moi« .

Dans tous les cas, le format représente un défi. Pour bien vous préparer, nous vous invitons à consulter notre article sur le Pecha Kucha qui propose justement des conseils en ce sens.

Des stratégies pour gérer le temps

Outre le format, des stratégies pour arriver à respecter la contrainte de temps peuvent être utilisées. Nous en avons ciblé 5 qui nous semblent incontournables pour bien gérer votre temps.

Cibler l’essentiel

S’assurer de couvrir l’ensemble du contenu de votre présentation tout en respectant le temps est un défi pour tous les conférenciers et formateurs. Cibler le contenu essentiel est donc primordial pour vous assurer d’avoir le temps de couvrir l’ensemble de votre présentation. Pour vous aider, vous pouvez cibler un objectif concret pour votre auditoire. En déterminant un objectif précis, vous serez mieux en mesure de bien organiser votre temps tout en vous assurant de sélectionner le contenu essentiel à la bonne compréhension de tous.

Vous pouvez également adopter une structure de présentation adaptée à votre contenu. Celle-ci vous permettra de gérer adéquatement la durée de votre communication. À ce sujet, nous vous invitons à consulter l’article 5 structures originales pour vos diaporamas qui vous permettra de maximiser le traitement de votre sujet.

taxonomie bloom cibler objectif conférence formation
L’utilisation du bon verbe d’action vous permettra de
cibler un objectif concret pour votre auditoire

Se préparer

Cela peut paraître évident et ringard, mais prévoir le temps de bien planifier sa conférence ou sa formation est essentiel.  Combien de formateurs et conférenciers attendent à la dernière minute (par procrastination ou par manque de disponibilités) pour préparer leur communication. Se bloquer des plages de travail et prévoir du temps de révision vous permettra d’améliorer la qualité de votre communication. En effet, la préparation et la planification sont essentielles pour respecter les critères de qualité établis pour vos conférences et formations. La préparation vous permettra également de vous assurer de maximiser la valeur perçue de votre présentation et de bien identifier les moments clés pour intégrer les outils interactifs permettant de dynamiser votre conférence ou formation.

En évitant de tout préparer à la dernière minute, vous vous donnerez également la chance de finaliser, vérifier et valider votre présentation. Par exemple, vous pourriez prévoir le matériel nécessaire à votre partage ou préparer votre ordinateur en fonction de vos besoins de présentation. Le matériel et l’informatique sont souvent des causes inutiles de perte de temps. Prévoir l’utilisation de ceux-ci vous permettra de maximiser votre temps. 

Liste de vérification pour éviter d’oublier le matériel nécessaire
pour vos conférences et formations

Estimer le temps

Prendre le d’établir une microprogrammation vous permettra d’évaluer le temps nécessaire à votre présentation. Ce minutage vous permettra de pondérer chaque partie clé de votre présentation selon le temps global disponible.

La microprogrammation vous permettra également d’identifier des marqueurs de temps à des moments spécifiques. Par exemple, vous pourriez prévoir d’amorcer une activité ou de proposer une pause à une heure précise. Cette planification vous permettra d’ajuster les activités au temps restant, de diminuer votre stress et d’éviter de devoir consulter votre montre constamment. Nous avons déjà même poussé la note à identifier directement ce jalon dans notre diaporama, par l’entremise d’un icône ou d’un témoin visuel, pour être certain que le temps est respecté et vérifié.

Vous pourriez également profiter du minutage pour planifier des zones tampons, soit des activités que la durée peut facilement être ajustée sans compromettre l’objectif de votre présentation. Par exemple, une activité d’échange, une phase active ou une période de questions sont des moments plus flexibles que la présentation de contenu théorique. Leur durée peut donc être ajustée selon le contexte de votre présentation.

Enfin, les transitions entre les différentes sections de votre présentation sont particulièrement sujette à la perte de temps. Le minutage vous permettra d’optimiser les transitions et vous permettra d’assurer leur fluidité tout en réduisant les risques de perte de temps.

Exemple d’outil de planification du temps pour une conférence ou formation (disponible en téléchargement au bas de cet article)

Se pratiquer

Prendre le temps de simuler le déroulement de votre présentation vous permettra de valider le déroulement optimal, de vous assurer que les transitions sont fluides et de vérifier que vous avez le matériel nécessaire.

Se projeter dans l’avenir et répéter le déroulement vous permettra également de réduire le niveau de stress. Vous maîtriserez mieux votre contenu et le déroulement de votre communication, ce qui réduira les sources d’anxiété. Pour ce faire, tentez de visualiser chaque partie de votre présentation, comme si vous étiez sur la scène ou sur le lieu de votre formation ou conférence. Cela vous permettra de mieux imaginer les besoins techniques.

Vous pourrez également vous assurer que les animations de votre diaporama sont bien programmées et qu’il n’y a pas de coquilles. Mieux vaut les identifier avant que pendant. À ce sujet, penser à réviser linguistiquement vos documents à l’aide d’un logiciel comme Antidote. Vous pourriez également embaucher un contractuel comme réviseur linguistique sur des sites comme Fiverr ou Upwork.

Prendre le temps de se former

Plusieurs ouvrages ont été publiés sur le sujet. Ceux-ci sont référencés dans les ressources de cet article. Cependant, pour gagner du temps, nous vous recommandons d’explorer la formation Maîtriser et optimiser son temps de Mathieu Desroches, coach et formateur en gestion du temps. Il s’agit d’un programme de formation en ligne hyper complet, dans lequel vous découvrirez de façon concrète, comment bien organiser et gérer votre temps, afin d’être plus efficace au quotidien. Cette formation structurée en 7 modules vous permettra de :

  • mieux vous organiser pour accomplir les tâches prioritaires
  • organiser ses journées pour être productif et efficace
  • déterminer ses priorités et réussir à s’y concentrer au quotidien
  • apprendre à dire « non », arrêter la procrastination et ne plus perdre de temps
  • bien utiliser son agenda gagner du temps et travailler mieux
  • découvrir toutes les stratégies pour bien gérer et optimiser son temps
Profitez d’un rabais de 20% en utilisant le code promo GESTIONDUTEMPS pour la formation Maîtriser et optimiser son temps de Matthieu Desroches

Conclusion

En somme, la notion de temps peut être au départ perçue comme une contrainte, mais elle peut rapidement devenir un levier important pour assurer la qualité de votre communication.

Téléchargez notre outil de programmation

Ressources sur la gestion de temps

Source de l'image s'entête: Photo de energepic.com sur Pexels
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7 critères pour assurer la qualité de vos présentations

public satisfait de la qualité de la conférence

Quelles sont les caractéristiques d’un bonne présentation, conférence ou formation ? Pour satisfaire les attentes de votre auditoire, des organisateurs et de vous-même, il est nécessaire de se doter de critères de qualité. Ceux-ci permettront d’appuyer votre analyse et de réaliser une auto-évaluation de votre conférence. Vous pourrez ainsi mieux cibler le fond et la forme de votre communication. Inspirés des critères d’évaluation reconnus, validés et utilisés pour évaluer les programmes de formation au collégial par la Commission d’évaluation de l’enseignement collégial, nous vous présentons 7 critères pour assurer la qualité de vos conférences, formations et autres événements de partage d’expertise.

1. La pertinence

Le critère de pertinence permet d’établir le lien entre les objectifs poursuivis par votre conférence et les besoins des participants, de leurs employeurs, de la société, du comité organisateur et de vous-même. En prenant compte des attentes et des objectifs des différents groupes, vous augmenterez la satisfaction de ceux-ci à l’égard de la qualité votre communication. En effet, plus les participants et les organisateurs considèreront que votre présentation est adaptée à leur réalité, plus ils seront enclins à apprécier votre partage. Pour y arriver, nous vous recommandons de consulter l’article cibler un objectif pour les participants qui propose une stratégie pour tenir compte des ces attentes.

Indicateurs :

  • Les objectifs sont bien définis et tiennent compte des besoins des participants, de leurs employeurs, de la société et du comité organisateur.
  • Le niveau de traitement du sujet est adapté aux besoins des participants, de leurs employeurs, de la société et du comité organisateur.
  • Les participants, leurs employeurs et le comité organisateur sont satisfaits du contenu présenté.
  • Vous êtes préparé et prêt à répondre aux questions des participants.

2. La cohérence

La cohérence réfère au lien entre les objectifs, le déroulement, le contenu et la forme de votre conférence. Il s’agit d’assurer la fluidité de vos propos et du contenu pour proposer une progression d’appropriation adéquate. Plus les participants seront en mesure de suivre le fil conducteur de vos propos, plus ils seront à même de constater leur pertinence et de s’approprier le contenu. Incidemment, une courbe d’apprentissage trop prononcée ou trop rapide amènera les participants à décrocher et se désengager. À l’inverse, une période d’appropriation trop longue amènera les participants à se distraire et consulter leurs notifications sur leur mobile plutôt que de vous écouter.

Indicateurs :

  • La structure de la conférence est logique et fluide.
  • Les activités de transfert favorisent une progression adéquate pour les participants.
  • Les activités de transfert favorisent une appropriation efficace du contenu.
  • La quantité de contenu ou d’activité est adaptée au niveau des participants et au contexte.

3. La valeur des stratégies d’animation

Les stratégies d’animation se doivent de correspondre aux objectifs de la conférence. Ils doivent être compatibles avec les caractéristiques des participants et ils doivent être adaptés au contexte de la conférence. En effet, plus les activités sont en lien direct avec les objectifs, plus les participants sont susceptibles de s’y engager. Ainsi, le choix de situations authentiques, liées au contexte professionnel ou personnel des participants, vous permettra d’assurer une participation optimale de votre auditoire.

Il en est de même pour l’accueil des participants et l’évaluation de la séance. Plus vous semblez disponible et soucieux des besoins de votre auditoire, plus ils se sentiront en confiance. À ce sujet, nous vous invitons à consulter les articles sur comment Acceuillir les participants et à regarder notre modèle de questionnaire d’évaluation d’une conférence.

Indicateurs :

  • Les stratégies d’animation sont adaptées aux objectifs de la conférence, aux caractéristiques des participants, et au contexte de la conférence.
  • La stratégie d’accueil des participants favorise leur participation.
  • Une stratégie pour mesurer adéquatement le degré d’atteinte des objectifs est prévue.
  • Le taux de satisfaction sur la stratégie d’animation est évalué et conforme aux attentes des participants.
  • Les méthodes d’animation utilisées favorisent le transfert et l’atteinte des objectifs.

4. Le type d’encadrement des participants

L’encadrement des participants réfère aux pratiques d’aide et de support qui contribuent à la réalisation des objectifs de la conférence. Il peut s’agir des stratégies de réponses aux questions, mais également de la documentation et des outils distribués aux participants pour supporter le transfert d’expertise. Plus les participants se sentent outillés, plus ils auront le sentiment qu’ils sont bien encadrés et soutenus. De plus, l’accessibilité des ressources et des références augmentera la satisfaction de votre auditoire et à l’égard de votre communication et de votre prestation. En agissant à titre de guide, vous augmenterez également votre crédibilité et votre réputation auprès des participants, mais également auprès du comité organisateur.

Indicateurs :

  • La gestion des questions ou de l’animation de la période de questions est appréciée.
  • La documentation distribuée est en quantité suffisante et appréciée par les participants.
  • Vous êtes disponible avant, pendant et après la conférence pour accueillir les participants et répondre aux questions.

5. L’atteinte des résultats (l’efficacité)

L’efficacité réfère au degré de réalisation des objectifs. Il s’agit de valider les résultats de votre conférence en fonction des objectifs ou des attentes établis. Plus votre auditoire aura l’impression que vous avez répondu à leurs attentes et que votre communication avait une valeur ajoutée, plus ils considèreront celle-ci comme une présentation de qualité. Liée au critère de pertinence, l’atteinte des résultats vise l’analyse d’indicateurs clés de votre prestation. Il est donc nécessaire d’évaluer la pertinence de vos activités de promotion, de la participation et du taux de satisfaction de votre communication.

Indicateurs :

  • La promotion de votre conférence a permis d’attirer un nombre de participants qui correspond ou dépasse vos attentes, celles des participants et celles du comité organisateur.
  • Les participants sont restés et ont participé tout au long de votre conférence.
  • Le taux de satisfaction des participants et du comité organisateur est bon.
  • Les participants considèrent atteindre les objectifs de transfert visés par la conférence.
  • Une suite ou une répétition dans leur milieu ont été demandées par des participants ou le comité organisateur.

6. La mobilisation des ressources (l’efficience)

L’efficience réfère au rapport entre les résultats et les ressources mobilisées. Il s’agit des ressources mobilisées, du temps imparti et du niveau d’organisation de votre conférence. Cette efficience s’applique autant à la conception, la planification, l’organisation, l’animation, la présentation que l’évaluation de votre conférence. Il n’est pas nécessaire de réaliser toutes les tâches vous-même. Déléguer les tâches les plus routinières ou mobilisant le moins vos compétences.

La mobilisation s’applique également au temps requis et utilisé pour passer votre message. Si vous prenez 30 minutes pour expliquer un concept déjà acquis par votre auditoire, ils auront l’impression de perdre leur temps. D’un autre côté, si vous passez trop rapidement sur des concepts abstraits, les participants vous diront qu’ils ont manqué de temps et évalueront plus négativement la qualité de votre partage.

Indicateurs :

  • Le temps et les ressources pour
    • CONCEVOIR et PLANIFIER la conférence ont été utilisés de façon optimale.
    • ORGANISER la conférence ont été utilisés de façon optimale.
    • PRÉSENTER et ANIMER la conférence ont été utilisés de façon optimale.
  • Le temps imparti à la présentation du contenu était adapté à sa complexité et au niveau de l’auditoire.
  • Des tâches mobilisant le plus de votre temps et le moins vos compétences ont pu être déléguées.
  • L’évaluation a permis de déceler les forces et les pistes d’améliorations de votre conférence.
  • Les moyens de communication ont permis une organisation optimale et fluide.

7. L’expertise et la crédibilité

Votre compétence, vos motivations et votre crédibilité jouent un rôle important dans le succès de votre conférence. Vous devez vous assurer que les participants intéressés par votre conférence reconnaissent votre expertise. Pour ce faire, il n’est pas nécessaire de vous positionner comme expert, mais bien de chercher à aider le plus efficacement possible votre auditoire. En vous plaçant dans une posture de guide, vous pourrez confirmer plus facilement votre crédibilité auprès de votre auditoire qui prendra conscience de votre expertise.

Pour maximiser votre crédibilité, vous devez également vous assurer que votre expertise est à jour. En étant à l’avant-garde et en étant en mesure de partager les connaissances les plus récentes, vous pourrez ainsi mieux outiller les participants plus néophytes et confirmer votre expertise auprès des participants plus avancés. Si un participant vous apporte un fait que vous ne connaissiez pas, adoptez une position d’ouverture et intéressez-vous à cette nouveauté. Cela vous permettra de parfaire votre expertise, tout en démontrant la confiance en vos connaissances et de l’intérêt envers le développement de celles-ci.

Indicateurs :

  • Cette conférence vous a permis d’augmenter votre crédibilité et de valoriser votre expertise.
  • Cette conférence a permis de confirmer que vos compétences sont à jour.
  • Votre médiagraphie comporte des œuvres récentes.

Conclusion

En sommes, pour développer une conférence de qualité, il est nécessaire de se doter de critères de qualité. Ces critères permettront d’appuyer votre analyse et d’améliorer de manière continue vos prestations. Avec ceux-ci, vous pourrez également mieux cibler le fond et la forme de votre communication.

Vous en voulez plus ?

Téléchargez notre fiche synthèse des 7 critères de qualité comprenant les principaux indicateurs à prendre en compte pour assurer le succès de votre communication. Pour ce faire, complétez le formulaire suivant !

Source de l'image d'entête: TEDxFlanders sur Flickr
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Préparer son ordinateur pour une présentation

Préparer son ordinateur pour une présentation ou une conférence est une tâche essentielle. Cette planification vous permet d’assurer d’un déroulement optimal de votre présentation. En effet, il n’y a rien de plus fâchant que de perdre le fil de sa présentation à cause d’une mauvaise configuration de votre ordinateur.

Suite à de fâcheuses expériences, nous vous partageons les principaux paramètres de votre ordinateur à modifier pour assurer le déroulement optimal de votre présentation.

  Les notifications

Courriels, messagerie instantanée, mise à jour et autres peuvent apparaître et déconcentrer votre auditoire ou vous-même. Pensez donc à les désactiver ou fermer complètement logiciels. Sous Windows, vous pouvez modifier les paramètres de notifications, alors que sous Mac OS vous devez modifier l’utilisation des notifications.

  La mise en veille

Pour éviter toute interruption, nous vous recommandons de désactiver toutes les mises en veille automatique de votre ordinateur lorsque vous êtes branché sur votre bloc d’alimentation.

Les options de gestion de l’alimentation vous permettront d’éviter que votre écran s’estompe, que votre écran de veille s’active ou que votre ordinateur tombe en veille après une trop longue période d’inactivité.

Sous Windows, vous devez gérer les options d’alimentation alors que sous Mac OS, vous devrez modifier les réglages de l’économisateur d’énergie.

  La charge

Même si votre ordinateur est pleine charge, pensez tout de même à utiliser le bloc d’alimentation. Cela vous assurera l’utilisation d’une puissance maximale et vous évitera des ennuis si vous êtes à court de batterie.

  L’audio

Si votre présentation nécessite du son, assurez-vous de vérifier votre connectivité audio avant la présentation. Pour éviter de manquer de son, nous vous recommandons de régler le volume de votre ordinateur à 75%. De cette manière, vous aurez assez d’espace pour augmenter le son au besoin, sans avoir peur de créer des retours de son (feedback) ou de faire appel à un technicien.

Si votre présentation ne comporte pas de son, pensez à activer le mode muet pour éviter qu’une notification oubliée puisse vous accommoder.

  Internet

Prenez le temps de vérifier votre connectivité sans-fil ou filaire et d’obtenir les informations de connexion avant votre présentation.

Avec le nombre de données disponibles dans les forfaits mobiles, vous pouvez toujours utiliser votre propre connexion en partageant le réseau internet de votre mobile avec celui de votre ordinateur. Sous les appareils Apple, vous pouvez configurer un partage de connexion alors que sous Android vous devrez partager une connexion mobile.

Pour retrouver facilement votre connexion, vous pouvez également renommer votre périphérique. Ajoutez un signe de ponctuation comme suffixe (tels que _ ou !) afin que votre périphérique s’affiche en haut de la liste des réseaux disponibles. Sous Android, vous devrez donner un nom à votre appareil alors que sous iOs vous devrez modifier son nom.

  Le contrôleur de diaporama

Pour vous permettre de vous déplacer pendant votre présentation, munissez-vous d’une télécommande pour contrôler le changement de diapositive de votre diaporama. Assurez-vous également que votre contrôleur de diaporama fonctionne bien avec votre logiciel de présentation et que les piles de celle-ci sont en bon état.

Pour éviter de perdre le connecteur USB (dongle), pensez à identifier adéquatement la manette et le connecteur USB. Ceux-ci ne sont pas nécessairement identifiés par le fabricant. Si vous vous retrouvez avec plusieurs télécommandes, vous pourrez plus facilement retrouver la vôtre.

  Le bureau et l’arrière-plan

Pensez à utiliser un fond d’écran adapté au type de communication que vous présentez. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un fond d’écran neutre ou abstrait. Pensez également à faire le ménage de votre bureau. Si vous n’avez pas le temps, vous pouvez toujours créer un dossier et y stocker les documents à classer ultérieurement. Nous vous recommandons de ne pas sauvegader vos documents sur le bureau. Vous pourrez ainsi récupérer ceux-ci plus facilement en cas d’une défaillance de votre disque dur. Sous Windows, vous pouvez Modifier l’arrière-plan alors que sur Mac OS, vous devez modifier le fond d’écran.

  La copie locale

Vos documents devraient être stockés sur un périphérique infonuagique (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou iCloud Drive) ou un autre périphérique. Si vous optez pour une solution infonuagique, assurez-vous de synchroniser vos documents avant de quitter la maison ou le bureau. Apprenez comment forcer manuellement la synchronisation avec Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox  et iCloud Drive.

Pour éviter tout problème, pensez à faire une copie locale de votre présentation sur votre ordinateur. Vous pourrez ainsi avoir un plan B en cas de panne réseau. De plus, les fichiers locaux ont tendance à être chargés plus rapidement que ceux stockés sur un serveur.

  La configuration de votre sortie vidéo

Assurez-vous que votre configuration d’écran est adéquate. Les problèmes de sortie vidéo proviennent souvent d’une mauvaise configuration de liaison entre votre ordinateur et le projecteur. Sous Windows, vous pouvez dupliquer étendre votre écran alors que sur Mac OS, vous devez gérer la recopie d’écran ou le bureau étendu. Assurez-vous d’avoir avec vous votre adatptateur tel que l’adaptateur Lightning-HDMI pour Mac OS.

Conclusion

En somme, voici les différents paramètres de votre ordinateur à modifier avant une présentation. Pour ne rien oublier, nous vous invitons à télécharger gratuitement notre liste de vérification en complétant le formulaire suivant.

Bonne présentation!