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Le devis technique: Faciliter l’organisation de vos conférences et formations

Le devis technique pour faciliter l'organisation de votre formation ou conférence

Le devis technique est utilisé dans les arts de la scène pour répondre aux attentes des utilisateurs et préciser les exigences des artistes. Lorsque vous élaborez une formation ou une conférence, ce type de document peut être tout aussi pertinent pour faciliter l’organisation.

Cet article vous permettra de découvrir ce qu’est un devis technique, ce qu’il devrait comprendre et des stratégies pour produire celui-ci.

Qu’est-ce qu’un devis technique

Dans le cas d’un spectacle, un devis technique « peut comprendre un plan de la disposition scénique, des détails concernant la dimension des loges ou l’accès aux décors, le nombre de places disponibles pour les spectateurs, de même qu’une liste des caractéristiques physiques des lieux, la description de l’équipement de sonorisation, de l’éclairage, etc. » (Source: Office québécois de la langue française.)  Autrement dit, il comprend tout les éléments pour assurer le succès du spectacle.

Appliqué à votre partage d’expertise, il comprend tous les éléments essentiels au bon déroulement de votre conférence ou de votre formation. Il facilite la communication avec l’organisation qui vous reçoit en regroupant les éléments clés indispensables à la réussite de votre conférence ou de votre formation.

Il vous permet également de ne rien oublier et de réduire les sources de stress liées à l’organisation de votre formation ou conférence.

Ce que comprend un devis technique

Le devis technique doit contenir le maximum d’informations, car celles-ci serviront à orienter et délimiter votre projet. Voici donc une liste d’éléments clés à inclure dans votre devis technique.

Vos coordonnées

Inscrire votre adresse courriel et votre numéro de téléphone permettra à l’organisateur de facilement vous joindre s’il a des questions. L’accès rapide à ces informations, par exemple sur la première page, démontrera votre accessibilité et votre leadership. Pensez également à promouvoir votre présence numérique : comptes de réseaux sociaux professionnels et site web.

Point de rencontre

Localiser la salle de la conférence ou de la formation peut être parfois difficile. Préciser un lieu de rencontre avec l’organisateur vous permettra de réduire votre stress.

S’il n’est pas déterminé, le point de rencontre sera à l’entrée de l’établissement situé au [adresse, rue, ville, code postal]

Exemple de formulation

Pour les établissements d’envergure, il peut être pertinent de préciser l’accès, exemple la porte ou le point d’accès.

Le déroulement prévu

Intégrer un horaire adapté à votre participation vous permettra :

  • d’éviter la confusion
  • de bien vous préparer
  • de prévoir vos déplacements s’il y a lieu

Prenez donc le temps d’identifier les contraintes temporelles clés facilitant l’organisation de votre conférence ou de votre formation:

  • votre heure d’arrivée
  • la durée de votre partage
  • le moment et la durée de la pause
  • la période du diner

Les besoins techniques

L’identification des besoins techniques vous permet de prévoir le matériel nécessaire à votre partage. Cette liste permettra à l’organisation de mobiliser le matériel et les ressources humaines nécessaires pour vous accueillir. À ce sujet, prévoyez le type de connexion pour projeter votre contenu (VGA ,HDMI ou sans-fil). Selon la taille de l’espace, précisez également le type de micro que vous préférez (aucun, filaire, sans-fil, micro-casque). Cela facilitera votre communication avec les équipes techniques.

Pensez également à prévoir les besoins matériels tels que :

  • le nombre d’écrans
  • les types d’outils de projection (téléviseur, projecteur ou tableau blanc interactif)
  • les autres câblages
  • la présence d’un lutrin
  • la présence de tableau blanc standard ou d’un bloc de papier sur chevalet intégré
  • le matériel spécialisé.
  • etc.

Prévoir l’accès à un pichet d’eau peut être également une bonne idée. Pour vous assurer de ne rien oublier, nous vous recommandons de consulter notre liste les accessoires indispensables et le guide pour vous aider à préparer votre ordinateur pour une présentation.

Deux guides pour vous aider dans vos besoins techniques

La configuration type de la salle

Il n’est pas toujours possible de modifier la configuration des salles. Cependant, il est préférable de le demander afin de rassembler les conditions gagnantes à un partage d’expertise de qualité.

Ainsi, si vous avez besoin d’une configuration de salle particulière, vous devrez en faire la demande, au préalable. Le devis technique est un excellent endroit pour le faire! Les configurations de salles standards sont en format théâtre pour une présentation magistrale. Vous pouvez également songer à demander des tables en ilots pour favoriser le travail d’équipe.

Selon votre type d’animation, il peut être pertinent de prévoir l’accès à des prises électriques et l’accès au réseau sans-fil.

Exemple de configuration de salle

Impression du cahier du participant

Le cahier du participant est un outil essentiel pour faciliter le partage de votre expertise. Vous pouvez préciser le format et le type d’impression afin que cela réponde à vos besoins. Prévoir le format d’impression facilitera également la planification de votre conférence ou de votre formation.

Passation du formulaire d’évaluation

Dans un souci d’amélioration continue, l’utilisation d’un questionnaire d’évaluation pour une conférence est plus que recommandée. Il vous permettra d’obtenir une rétroaction sincère de la part des participants et d’identifier des pistes constructives d’amélioration de votre communication. Ce formulaire d’évaluation peut être inclus dans le cahier du participant ou être administré de façon électronique.

Profiter du devis technique pour prévoir le moment de la passation du formulaire d’évaluation. Cela vous évitera d’oublier cette étape importante. Pensez à mobiliser une personne supplémentaire qui vous aidera à ramasser et recueillir ces formulaires. Prévoyez également qui sera chargé de la compilation de ceux-ci. Il peut être judicieux que vous soyez responsable de cette compilation pour mieux contextualiser celle-ci.

Autres informations

N’hésitez pas à compléter les informations pour faciliter votre partage. Vous pouvez également profiter du devis technique pour intégrer un peu d’humour. Par exemple, nous avons déjà exigé un sac de skittles rouges, triés à la main, que nous avons ensuite remis à la personne qui organisait la formation. Cela permet de créer un effet inattendu et de détendre l’atmosphère.

Créer son devis technique

Pour vous aider, nous vous offrons gratuitement un gabarit reprenant tous les éléments cités dans cet article. Il est disponible en téléchargement à la fin de cette page.

Vous pouvez également vous procurer un gabarit de présentation compatible avec les différentes suites bureautiques. En effet, Graphic River offre, pour un peu moins de vingt dollars, un gabarit vous permettant d’insérer votre document ou simplement de vous en inspirer. Toutefois, il est important de vérifier que le modèle que vous choisissez est compatible avec votre logiciel de présentation. Vous devrez également vous assurer que les polices de caractères offrent les caractères accentués. Les designers anglophones oublient parfois ce détail important pour la rédaction en langue française. Finalement, n’oubliez pas de vérifer que tout ce qui est présenté dans le gabarit respecte les droits d’utilisation (images, icônes, etc.). Si vous désirez obtenir plus d’inspiration, nous vous proposons d’explorer les guides Illustrer clairement vos propos et Représenter des données de façon percutante.

Enfin, nous vous recommandons de partager votre devis technique en format PDF. Cela vous assurera que celui-ci conserve la mise en forme désirée, peu importe l’outil de visualisation de l’organisateur. Cela permettra également de réduire la taille du document et de faciliter son envoi par courriel.

Exemple de gabarit de présentation Graphic River

Conclusion

En somme, le devis technique facilite autant votre travail que celui de l’organisation qui vous accueille. Il permet également d’éviter des oublis importants tant dans l’organisation que dans le déroulement de votre conférence ou de votre formation. Il sera rassurant pour vous d’avoir produit un devis technique dans lequel tout a été planifié. Vos participants le remarqueront et l’apprécieront!

Téléchargez notre modèle de devis d’évaluation

Ce texte a été rédigé avec la collaboration de France Perreault.

 Image d'entête de Pixabay sur Pexels