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Les outils de présentation

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Les outils de présentation permettent de supporter visuellement votre présentation, votre formation ou votre conférence. Or, lorsque vient le temps de créer ce support visuel, plusieurs options s’offrent à vous. Pour y voir plus clair et identifier l’outil le plus adapté à votre réalité, nous avons classé ceux-ci en différentes solutions selon leur utilisation et l’objectif de votre communication. Cet article vous proposer d’explorer les différents outils disponibles pour illustrer, supporter et dynamiser vos conférences et formations.

Sommaire

Solution imprimées

Aujourd’hui, l’utilisation d’un support papier peut semble dépassée. Cependant plusieurs événements proposent des activités de communication par affiches qui vous permettent d’exposer à un grand nombre de participants. Il s’agit d’une façon autonome pour votre auditoire de prendre connaissance de vos travaux ou de vos propos. Que cela soit pour promouvoir votre expertise ou partager celle-ci, une affiche, un poster ou autre matériel imprimé peut soutenir efficacement vos présentations.

Le réseau de l’Université du Québec a développé un site regroupant différentes ressources pour, tel qu’il le décrive : « […] découvrir et considérer les aspects d’une affiche scientifique (poster), c’est-à-dire pour franchir toutes les étapes du processus menant à sa réalisation et pour contribuer à  faire de votre projet une réussite! ». Le site propose entre autres :

  • le contenu type d’une affiche
  • différents gabarits d’affiches
  • des guides et des conseils pour vous permettre de réaliser votre affiche.

Pour illustrer votre affiche,  vous pouvez vous inspirer de représentations créées par des graphistes professionnels. Nous vous invitons ainsi à consulter les différents exemples de processus, de visualisation de données et des infographies disponibles sur Graphic River.

Exemple d’infographie issu du Big Pack of infographics Template
disponible sur le site Graphic River

Pour faciliter la mémorisation et la compréhension, vous pouvez également utiliser des icônes comme ceux disponibles gratuitement par Font Awesome.

icons font awesome
Icônes Font Awesome

Outils pérennes

Microsoft PowerPoint et Apple Keynote sont deux solutions solidement établies et reconnues depuis plusieurs années. Leur stabilité, la densité de documentation de support accessible en ligne et le partage facile entre les utilisateurs expliquent leur popularité. De plus, il est beaucoup plus rapide de créer votre support visuel dans un outil que vous connaissez déjà que vous approprier un nouvel outil.

Ces compagnies assurent généralement la rétrocompatibilité de leurs logiciels avec les versions précédentes. Vous éviterez ainsi de devoir reproduire votre présentation dans un nouvel outil juste parce que la version a changé. En effet, certaines solutions émergentes peuvent être tentées de changer leur modèle d’affaires et de faire payer pour des produits auparavant gratuit, de changer les modalités pour y ajouter de la publicité par exemple ou bien de disparaître totalement.

Si vous désirez améliorer la présentation visuelle de vos présentations, il est possible de se procurer à prix modique des gabarits crés par des designers professionnels sur des sites tels que Graphic River. Des modèles pour Microsoft PowerPoint, Apple Keynote et Google slides sont disponibles.

Exemple de modèles pour diaporamas sur Graphic River

Pour assurer la pérennité des documents créés, nous vous recommandons de privilégier des solutions établies. Même si de nouvelles fonctionnalités sont disponibles dans d’autres outils. Si une fonction d’un autre outil vous intéresse, commencez à intégrer des éléments plutôt que de tout développer votre matériel dans les nouvelles solutions vous permettra de réagir plus facilement à l’évolution de ces outils.

Solutions collaboratives

Les outils collaboratifs, tels que Google Slides, inclus dans Google App et PowerPoint en ligne, offrent généralement moins de fonctions de design ou d’animation, mais permettent de modifier à plusieurs collaborateurs votre présentation. 

Bien que les outils deviennent de plus en plus performants, l’équipe de Vecteurs et Leviers apprécie généralement élaborer nos ébauches de diaporama dans ces outils pour ensuite les traiter dans des solutions plus pérennes.

Enfin, bien que les thèmes de Google peuvent sembler limités, il est toujours possible de s’inspirer ou d’acquérir un thème créé par un designer professionnel sur des sites tels que Graphic River.

L’utilisation mobile de  Google Slides est particulièrement efficace pour la collaboration

Outils intuitifs

Des solutions intuitives qui proposent des blocs préprogrammés émergent depuis plusieurs années. Ces solutions offrent des interfaces généralement orientées sur le glisser-déposer et faciles d’utilisation. Les anglophones utilisent généralement l’acronyme « WYSIWYG », qui signifie « what you see is what you get » ou  « obtenez ce que vous voyez ». Parmi ces solutions, notons les applications web telles que PreziGenially et Piktochart

Prezi est particulièrement adaptée pour les présentations de type zoom, soit de présenter une situation ou un phénomène du macroscopique vers le microscopique ou l’inverse. Cependant, l’interopérabilité de Prezi et la compatibilité avec les autres périphériques peuvent être limitées. De plus les animations dans Prezi peuvent facilement distraire vos participants, au détriment de votre contenu. La majorité du temps, nous recommandons d’utiliser les solutions pérennes ou collaboratives pour créer vos contenus. 

Exemple de présentation Prezi

Solutions libres

Des suites logicielles comprenant des outils de présentation sont également disponibles sous format « Open Source ». Par exemple, Open Office ou Libre Office vous permettent de bénéficier d’une suite logicielle totalement libre et offrant du support par l’entremise de forums de discussions ou de tiers partis.

Les services infonuagiques de Framasoft, association française faisant la promotion des logiciels libres, tels que FramaSlide permettent également der remplacer les solutions commerciales. Bien que ces outils aient généralement moins d’options, ils permettent de s’assurer de la pérennité du contenu et de contribuer à la culture du logiciel libre. Cependant, le partage de fichier nécessite aux utilisateurs d’installer les logiciels libres sur leur poste de travail. 

Exemple de diaporama FramaSlide

Outils créatifs

La suite de logiciel suite créative d’Adobe permet d’obtenir l’ensemble des produits phares d’Adobe (Photoshop, Premiere, InDesign, Illustrator, Acrobat Pro, etc.) afin de créer des visuels professionnels. Ces outils peuvent être utilisés pour créer ou modifier des images, des visuels, des vidéos ou des clips audio. Plusieurs gabarits proposés sur Graphic River nécessitent la suite logicielle pour être en mesure de modifier ou d’adapter les fichiers. Comme la suite créative d’Adobe est un outil professionnel, il peut être pertinent de faire appel à un designer pour adapter ou créer votre contenu. Des sites tels que Envato StudioFiverr ou Upwork de trouver des professionnels. Pensez à sélectionner des professionnels qui proviennent d’un pays francophone ou de votre région pour faciliter la compréhension des différents enjeux et adapter le contenu à votre auditoire.

Solutions cognitives

Pour représenter des concepts ou des réalités plus abstraits, des logiciels spécialisés dans la création de Schémas peuvent être utilisés. Par exemple, XMind (gratuit) ou Lucidchart (en ligne et collaboratif) permettent de créer des cartes mentales, des schémas de concepts, des processus ou des organigrammes. XMind offre même une fonction présentation pour naviguer à travers votre schéma.

Exemple de représentation dans XMind 

Outils interactifs

Lorsqu’on vise à miser sur de l’animation 2D en y ajoutant de l’interactivité, des solutions orientées sur l’apprentissage en ligne sont disponibles. C’est le cas de Adobe Captivate, ArticulateActivePresenter et iSpring Suite. Ces outils permettent de programmer les interactions à ses présentations. Ils requiert souvent l’utilisation d’un environnement numérique d’apprentissage tel que Moodle pour recueillir et compiler les résultats. À ces outils complexes, nous privilégions l’utilisation d’une combinaison d’outils tels que Microsoft PowerPoint et Camstasia qui sont beaucoup plus facile d’utilisation et offrent des fonctions interactives essentielles.

Exemples de présentation avec Adobe Captivate

L’appropriation de ces outils est généralement assez complexe. Une solution telle que H5P permet de profiter gratuitement des différentes fonctionnalités similaires plus facilement.

Activités de H5P

Conclusion

En somme, ce n’est pas le nombre de solutions qui manque pour vous permettre de bien partager votre expertise. Nous vous recommandons de privilégier les solutions avec lesquels vous êtes à l’aise avec et d’utiliser les autres solutions pour des enjeux ou des contenus spécifiques. De plus, vous pouvez toujours utiliser plus d’un outil pour créer votre diaporama. Vous pouvez également sélectionner une structure adaptée à votre contenu ou intégrer des outils interactifs. Soyez créatifs, votre auditoire vous en sera reconnaissant!


Synthèse

TypesRésuméExemples
Les solutions imprimées+ Simples
– Partage facile
Affiche
Poster
Les solutions pérennes+ Stabilité
+ Compatibilité
+ Pérennité
Microsoft PowerPoint 
Apple Keynote 
Les solutions collaboratives+ Collaboration
– Limitatives
Google Slides
PowerPoint en ligne
Les solutions libres+ Libres
– Limitatives
Open Office 
Libre Office
FramaSlide
Les solutions intuitives– Ergonomiques
– Limitatives
Prezi 
Genially 
Piktochart
Les solutions créatives+ Polyvalence
– Complexes
Suite créative d’Adobe
Les solutions cognitives+ Visuelles
– Orientées
XMind
Lucidchart 
Les solutions interactives+ Programmables
– Complexes
H5P 
Adobe Captivate
 Image d'entête: Dave Massicotte sur Pexels 
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Accueillir les participants

C’est l’heure de la conférence et j’entre dans la salle. La personne qui présente est à l’avant. Elle travaille sur son ordinateur, visiblement préoccupée. Un technicien l’accompagne pour lui expliquer comment se connecter au projecteur ou à internet. J’ai tout de suite des doutes sur mon choix de conférence…

L’accueil des participants est un élément important d’une conférence ou d’une formation. L’éducation s’intéresse de près aux effets de la relation entre les apprenants et les enseignants : pour un participant, le fait de sentir que la personne qui présente nous ressemble et nous comprend a des effets déterminants sur l’apprentissage. Comme participant, vous voulez peut-être aussi avoir l’impression que la personne qui présente a une expertise pertinente face à votre situation personnelle. Pour un conférencier, l’accueil des participants est une occasion de créer ces liens avec les participants et de confirmer la pertinence de votre message. Nous vous proposons deux volets à l’accueil des participants.

Entrée dans la salle

Voici deux situations extrêmes pour illustrer l’entrée dans la salle.

  1. Le conférencier se trouve près de l’entrée. Il regarde les participants dans les yeux, se présente comme le conférencier et leur souhaite la bienvenue.
  2. Le conférencier se trouve derrière une table sur la scène. Il consulte des messages sur son téléphone.

Dans la première situation, le conférencier fait un effort manifeste pour établir un lien avec les participants. Son geste est généreux et considéré. Pour certains participants, c’est aussi un indice que le conférencier est confiant sur la présentation, car il n’y travaille pas jusqu’à la dernière minute. Dans la deuxième, le conférencier ne montre pas d’intérêt ni pour la présentation ni pour les participants. Ces exemples vous apparaissent peut-être évidents, mais avec le stress et l’inconnu amenés par le fait de partager son expertise, les notions les plus évidentes sont parfois oubliées.

Vous trouverez sans doute entre ces deux situations votre propre zone de confort pour l’accueil des participants. L’important à notre avis est que lors de l’entrée dans la salle, les participants voient que vous êtes intéressés à eux et à l’activité. Ils vous accordent du temps, de l’énergie et peut-être de l’argent pour cette activité : soyez à la hauteur dès l’accueil.

Du côté du matériel, vous pouvez aussi créer un effet rassurant en affichant votre présentation visuelle contenant le titre de la présentation et votre nom. Nous avons aussi vu à quelques reprises les photos des présentateurs ainsi que leur rôle ou leur établissement d’affiliation. Ces informations permettent aux participants de confirmer qu’ils sont au bon endroit. Le participant qui a cherché la salle 15 minutes avant de vous rejoindre appréciera grandement.

Début du discours

L’accueil des participants se fait également au début du discours. Vous pouvez minimalement souhaiter la bienvenue à tous, mais aussi engager les participants par une activité visant à mieux les connaître. Pour les petits groupes, un tour de table est souvent réalisé. Pour les grands groupes, on peut demander de lever la main pour répondre à des questions. Attention cependant à ne pas en faire une activité inutile. L’accueil des participants doit vous permettre de faire des liens avec votre propre réalité afin de leur montrer que vous leur ressemblez ( » Qui parmi vous occupe un poste de technicien ? J’ai moi aussi été technicien pendant 8 ans dans ce domaine. « ). L’accueil des participants doit aussi vous permettre de mieux comprendre les caractéristiques des participants qui vous permettront d’ajuster votre discours ( » Combien de personnes ont de l’expérience dans le thème de la présentation ? « ).

Une fois les liens créés, vous serez probablement en meilleure posture pour vous présenter et expliquer pourquoi votre activité est pertinente pour les participants.

Bref, pour nous, l’accueil des participants peut prendre différentes formes, mais vise essentiellement à tisser des liens avec eux. Il s’agit aussi en quelque sorte de créer une première impression positive qui démontre la considération que le conférencier porte aux participants.

 Image d'entête par rawpixel.com dePexels 
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Préparer son ordinateur pour une présentation

Préparer son ordinateur pour une présentation ou une conférence est une tâche essentielle. Cette planification vous permet d’assurer d’un déroulement optimal de votre présentation. En effet, il n’y a rien de plus fâchant que de perdre le fil de sa présentation à cause d’une mauvaise configuration de votre ordinateur.

Suite à de fâcheuses expériences, nous vous partageons les principaux paramètres de votre ordinateur à modifier pour assurer le déroulement optimal de votre présentation.

  Les notifications

Courriels, messagerie instantanée, mise à jour et autres peuvent apparaître et déconcentrer votre auditoire ou vous-même. Pensez donc à les désactiver ou fermer complètement logiciels. Sous Windows, vous pouvez modifier les paramètres de notifications, alors que sous Mac OS vous devez modifier l’utilisation des notifications.

  La mise en veille

Pour éviter toute interruption, nous vous recommandons de désactiver toutes les mises en veille automatique de votre ordinateur lorsque vous êtes branché sur votre bloc d’alimentation.

Les options de gestion de l’alimentation vous permettront d’éviter que votre écran s’estompe, que votre écran de veille s’active ou que votre ordinateur tombe en veille après une trop longue période d’inactivité.

Sous Windows, vous devez gérer les options d’alimentation alors que sous Mac OS, vous devrez modifier les réglages de l’économisateur d’énergie.

  La charge

Même si votre ordinateur est pleine charge, pensez tout de même à utiliser le bloc d’alimentation. Cela vous assurera l’utilisation d’une puissance maximale et vous évitera des ennuis si vous êtes à court de batterie.

  L’audio

Si votre présentation nécessite du son, assurez-vous de vérifier votre connectivité audio avant la présentation. Pour éviter de manquer de son, nous vous recommandons de régler le volume de votre ordinateur à 75%. De cette manière, vous aurez assez d’espace pour augmenter le son au besoin, sans avoir peur de créer des retours de son (feedback) ou de faire appel à un technicien.

Si votre présentation ne comporte pas de son, pensez à activer le mode muet pour éviter qu’une notification oubliée puisse vous accommoder.

  Internet

Prenez le temps de vérifier votre connectivité sans-fil ou filaire et d’obtenir les informations de connexion avant votre présentation.

Avec le nombre de données disponibles dans les forfaits mobiles, vous pouvez toujours utiliser votre propre connexion en partageant le réseau internet de votre mobile avec celui de votre ordinateur. Sous les appareils Apple, vous pouvez configurer un partage de connexion alors que sous Android vous devrez partager une connexion mobile.

Pour retrouver facilement votre connexion, vous pouvez également renommer votre périphérique. Ajoutez un signe de ponctuation comme suffixe (tels que _ ou !) afin que votre périphérique s’affiche en haut de la liste des réseaux disponibles. Sous Android, vous devrez donner un nom à votre appareil alors que sous iOs vous devrez modifier son nom.

  Le contrôleur de diaporama

Pour vous permettre de vous déplacer pendant votre présentation, munissez-vous d’une télécommande pour contrôler le changement de diapositive de votre diaporama. Assurez-vous également que votre contrôleur de diaporama fonctionne bien avec votre logiciel de présentation et que les piles de celle-ci sont en bon état.

Pour éviter de perdre le connecteur USB (dongle), pensez à identifier adéquatement la manette et le connecteur USB. Ceux-ci ne sont pas nécessairement identifiés par le fabricant. Si vous vous retrouvez avec plusieurs télécommandes, vous pourrez plus facilement retrouver la vôtre.

  Le bureau et l’arrière-plan

Pensez à utiliser un fond d’écran adapté au type de communication que vous présentez. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un fond d’écran neutre ou abstrait. Pensez également à faire le ménage de votre bureau. Si vous n’avez pas le temps, vous pouvez toujours créer un dossier et y stocker les documents à classer ultérieurement. Nous vous recommandons de ne pas sauvegader vos documents sur le bureau. Vous pourrez ainsi récupérer ceux-ci plus facilement en cas d’une défaillance de votre disque dur. Sous Windows, vous pouvez Modifier l’arrière-plan alors que sur Mac OS, vous devez modifier le fond d’écran.

  La copie locale

Vos documents devraient être stockés sur un périphérique infonuagique (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou iCloud Drive) ou un autre périphérique. Si vous optez pour une solution infonuagique, assurez-vous de synchroniser vos documents avant de quitter la maison ou le bureau. Apprenez comment forcer manuellement la synchronisation avec Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox  et iCloud Drive.

Pour éviter tout problème, pensez à faire une copie locale de votre présentation sur votre ordinateur. Vous pourrez ainsi avoir un plan B en cas de panne réseau. De plus, les fichiers locaux ont tendance à être chargés plus rapidement que ceux stockés sur un serveur.

  La configuration de votre sortie vidéo

Assurez-vous que votre configuration d’écran est adéquate. Les problèmes de sortie vidéo proviennent souvent d’une mauvaise configuration de liaison entre votre ordinateur et le projecteur. Sous Windows, vous pouvez dupliquer étendre votre écran alors que sur Mac OS, vous devez gérer la recopie d’écran ou le bureau étendu. Assurez-vous d’avoir avec vous votre adatptateur tel que l’adaptateur Lightning-HDMI pour Mac OS.

Conclusion

En somme, voici les différents paramètres de votre ordinateur à modifier avant une présentation. Pour ne rien oublier, nous vous invitons à télécharger gratuitement notre liste de vérification en complétant le formulaire suivant.

Bonne présentation!