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Gérer le temps de sa conférence ou de sa formation

gestion du temps formation conférence

Gérer le temps de sa conférence ou de sa formation n’est pas toujours facile. Il s’agit d’un défi qui peut rapidement devenir une contrainte majeure et qui peut apporter son lot de stress. Pour une communication réussie, vous devez effectivement maximiser l’utilisation de votre plage horaire pour vous assurer de:

  • traiter l’ensemble de votre contenu
  • éviter d’oublier des éléments ou de perdre le fil
  • respecter le rythme de votre auditoire et offrir des moments interactifs
  • permettre aux participants de poser leurs questions
  • respecter la programmation proposée par le comité organisateur

Pour mieux vous aider à partager votre expertise dans le temps alloué, nous vous invitons à vous inspirer d’exemples de format de présentation maximisant la durée des communications, puis, à découvrir des stratégies reconnues pour vous aider à mieux gérer le temps.

S’inspirer

Dans les dernières années, plusieurs organisations ou événements ont mis en place des formats de présentation misant sur des contraintes temporelles. Ces contraintes ont pour objectif de dynamiser les événements de partage en restreignant la plage horaire pour :

  • maximisan le nombre de présentateur et de communication
  • structurer les présentations
  • capter l’attention de l’auditoire.
  • offrir davantage de valeur à l’événement

Dans le milieu universitaire

Inspiré par le concours Three minute thesis de l’Université de Queensland en Australie, l’Association francophone pour le savoir (Acfas), a mis sur pied en 2012 le concours Ma thèse en 180 secondes.

Le concours Ma thèse en 180 secondes permet à des doctorants de présenter leur sujet de recherche en termes simples à un auditoire profane et diversifié. Chaque étudiant doit faire, en trois minutes, un exposé clair, concis et néanmoins convaincant sur son projet de recherche.

– Source: Acfas

Dans ce type de concours, le temps représente la principale contrainte permettant de cibler le contenu essentiel. En effet, celle-ci force les doctorants à vulgariser un concept abstrait ou complexe en moins de 3 minutes. Si un sujet aussi vaste qu’une thèse de doctorat peut être expliqué en 180 secondes, vous êtes certainement en mesure de respecter le temps prévu pour votre communication.

En contexte professionnel

pecha kucha 20 images de 20 secondes

Certains événements ont également adopté des types de formats de présentation avec un minutage contraignant. Par exemple, le modèle américain Ignite Talks contraint les conférenciers à utiliser 20 diapositives de 15 secondes chacune. Similaire, le modèle japonais des Pecha Kucha propose 20 diapositives de 20 secondes chacune. Au Québec, le colloque de l’AQUOPS s’est inspiré de ces formats de communications pour créer les ateliers « emballe-moi« .

Dans tous les cas, le format représente un défi. Pour bien vous préparer, nous vous invitons à consulter notre article sur le Pecha Kucha qui propose justement des conseils en ce sens.

Des stratégies pour gérer le temps

Outre le format, des stratégies pour arriver à respecter la contrainte de temps peuvent être utilisées. Nous en avons ciblé 5 qui nous semblent incontournables pour bien gérer votre temps.

Cibler l’essentiel

S’assurer de couvrir l’ensemble du contenu de votre présentation tout en respectant le temps est un défi pour tous les conférenciers et formateurs. Cibler le contenu essentiel est donc primordial pour vous assurer d’avoir le temps de couvrir l’ensemble de votre présentation. Pour vous aider, vous pouvez cibler un objectif concret pour votre auditoire. En déterminant un objectif précis, vous serez mieux en mesure de bien organiser votre temps tout en vous assurant de sélectionner le contenu essentiel à la bonne compréhension de tous.

Vous pouvez également adopter une structure de présentation adaptée à votre contenu. Celle-ci vous permettra de gérer adéquatement la durée de votre communication. À ce sujet, nous vous invitons à consulter l’article 5 structures originales pour vos diaporamas qui vous permettra de maximiser le traitement de votre sujet.

taxonomie bloom cibler objectif conférence formation
L’utilisation du bon verbe d’action vous permettra de
cibler un objectif concret pour votre auditoire

Se préparer

Cela peut paraître évident et ringard, mais prévoir le temps de bien planifier sa conférence ou sa formation est essentiel.  Combien de formateurs et conférenciers attendent à la dernière minute (par procrastination ou par manque de disponibilités) pour préparer leur communication. Se bloquer des plages de travail et prévoir du temps de révision vous permettra d’améliorer la qualité de votre communication. En effet, la préparation et la planification sont essentielles pour respecter les critères de qualité établis pour vos conférences et formations. La préparation vous permettra également de vous assurer de maximiser la valeur perçue de votre présentation et de bien identifier les moments clés pour intégrer les outils interactifs permettant de dynamiser votre conférence ou formation.

En évitant de tout préparer à la dernière minute, vous vous donnerez également la chance de finaliser, vérifier et valider votre présentation. Par exemple, vous pourriez prévoir le matériel nécessaire à votre partage ou préparer votre ordinateur en fonction de vos besoins de présentation. Le matériel et l’informatique sont souvent des causes inutiles de perte de temps. Prévoir l’utilisation de ceux-ci vous permettra de maximiser votre temps. 

Liste de vérification pour éviter d’oublier le matériel nécessaire
pour vos conférences et formations

Estimer le temps

Prendre le d’établir une microprogrammation vous permettra d’évaluer le temps nécessaire à votre présentation. Ce minutage vous permettra de pondérer chaque partie clé de votre présentation selon le temps global disponible.

La microprogrammation vous permettra également d’identifier des marqueurs de temps à des moments spécifiques. Par exemple, vous pourriez prévoir d’amorcer une activité ou de proposer une pause à une heure précise. Cette planification vous permettra d’ajuster les activités au temps restant, de diminuer votre stress et d’éviter de devoir consulter votre montre constamment. Nous avons déjà même poussé la note à identifier directement ce jalon dans notre diaporama, par l’entremise d’un icône ou d’un témoin visuel, pour être certain que le temps est respecté et vérifié.

Vous pourriez également profiter du minutage pour planifier des zones tampons, soit des activités que la durée peut facilement être ajustée sans compromettre l’objectif de votre présentation. Par exemple, une activité d’échange, une phase active ou une période de questions sont des moments plus flexibles que la présentation de contenu théorique. Leur durée peut donc être ajustée selon le contexte de votre présentation.

Enfin, les transitions entre les différentes sections de votre présentation sont particulièrement sujette à la perte de temps. Le minutage vous permettra d’optimiser les transitions et vous permettra d’assurer leur fluidité tout en réduisant les risques de perte de temps.

Exemple d’outil de planification du temps pour une conférence ou formation (disponible en téléchargement au bas de cet article)

Se pratiquer

Prendre le temps de simuler le déroulement de votre présentation vous permettra de valider le déroulement optimal, de vous assurer que les transitions sont fluides et de vérifier que vous avez le matériel nécessaire.

Se projeter dans l’avenir et répéter le déroulement vous permettra également de réduire le niveau de stress. Vous maîtriserez mieux votre contenu et le déroulement de votre communication, ce qui réduira les sources d’anxiété. Pour ce faire, tentez de visualiser chaque partie de votre présentation, comme si vous étiez sur la scène ou sur le lieu de votre formation ou conférence. Cela vous permettra de mieux imaginer les besoins techniques.

Vous pourrez également vous assurer que les animations de votre diaporama sont bien programmées et qu’il n’y a pas de coquilles. Mieux vaut les identifier avant que pendant. À ce sujet, penser à réviser linguistiquement vos documents à l’aide d’un logiciel comme Antidote. Vous pourriez également embaucher un contractuel comme réviseur linguistique sur des sites comme Fiverr ou Upwork.

Prendre le temps de se former

Plusieurs ouvrages ont été publiés sur le sujet. Ceux-ci sont référencés dans les ressources de cet article. Cependant, pour gagner du temps, nous vous recommandons d’explorer la formation Maîtriser et optimiser son temps de Mathieu Desroches, coach et formateur en gestion du temps. Il s’agit d’un programme de formation en ligne hyper complet, dans lequel vous découvrirez de façon concrète, comment bien organiser et gérer votre temps, afin d’être plus efficace au quotidien. Cette formation structurée en 7 modules vous permettra de :

  • mieux vous organiser pour accomplir les tâches prioritaires
  • organiser ses journées pour être productif et efficace
  • déterminer ses priorités et réussir à s’y concentrer au quotidien
  • apprendre à dire « non », arrêter la procrastination et ne plus perdre de temps
  • bien utiliser son agenda gagner du temps et travailler mieux
  • découvrir toutes les stratégies pour bien gérer et optimiser son temps
Profitez d’un rabais de 20% en utilisant le code promo GESTIONDUTEMPS pour la formation Maîtriser et optimiser son temps de Matthieu Desroches

Conclusion

En somme, la notion de temps peut être au départ perçue comme une contrainte, mais elle peut rapidement devenir un levier important pour assurer la qualité de votre communication.

Téléchargez notre outil de programmation

Ressources sur la gestion de temps

Source de l'image s'entête: Photo de energepic.com sur Pexels
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Découvrir les accessoires indispensables

La planification représente sans contredit l’un des facteurs clés d’une conférence ou d’une présentation réussie. Avec le temps, nous nous sommes constitué un « kit du parfait conférencier ou formateur ». Ces accessoires nous permettent de gagner en efficacité, d’assurer un plus grand confort et une plus grande flexibilité durant nos communications, tout en améliorant l’expérience de participation de notre auditoire

Ainsi, basés sur notre propre utilisation, voici quelques outils que nous jugeons indispensable pour partager votre expertise. Ceux-ci vous permettent d’éviter d’être pris au dépourvu lors de votre prestation et de simplifier l’organisation de celle-ci. Ainsi, que vous soyez conférencier, formateur ou présentateur, nous sommes convaincus que ces items pourront soutenir efficacement votre partage d’expertise.

Pour faciliter votre planification, nous avons ajouté les liens pour commander directement ces périphériques et accessoires sur Amazon.ca.

Planifier vos achats

Pour acquérir ce matériel, vous pouvez planifiez vos achats en concentrant ceux-ci lors d’événements promotionnels tels que le vendredi fou (black friday), le Cyberlundi (Cyber Monday) ou les soldes de l’Après-Noël (Boxing Day). En d’autres temps, vous pouvez vous rabattre sur des outils gratuits tels que Keepa qui vous permettent de suivre l’évolution des prix sur Amazon.ca. Cet outil vous permettre de recevoir une notification lorsque l’item est disponible au prix désiré ou en solde.

exemple d'évolution du prix d'un accessoire pour conférencier ou formateur sur Keepa

Exemple de tableau de suivi de prix de Keepa

Télécommande de présentation

Pour vous permettre de vous déplacer pendant votre présentation, munissez-vous d’une télécommande pour contrôler le changement de diapositive de votre diaporama. Plusieurs modèles sont maintenant disponibles avec une variété de fonctions. Assurez-vous également que votre contrôleur de diaporama fonctionne bien avec votre logiciel de présentation et que les piles de celle-ci-ci sont en bon état. Pensez à toujours laisser un jeu de piles de rechange dans votre sac!

Exemple de télécommande


Ce modèle de Kensigton est l’un des plus populaire et moins dispendieux.

Conseil:

Pour éviter de perdre le connecteur USB (dongle), pensez à identifier adéquatement la manette et le connecteur USB. Ceux-ci ne sont pas nécessairement identifiés par le fabricant. Si vous vous retrouvez avec plusieurs télécommandes, vous pourrez plus facilement retrouver la vôtre.

Câbles

Malgré que les salles de conférences sont souvent équipées du matériel nécessaire, il est toujours bon de prévoir une extension électrique, une barre d’alimentation multiprise, un câble réseau, un câble VGA et un câble HDMI supplémentaire. De cette façon, vous ne serez jamais pris au dépourvu.

Adaptateurs

De plus en plus, la connectivité audio soit gérée par la connexion HDMI. I est parfois nécessaire d’utiliser une connexion filaire. Pour ce faire, nous vous recommandons de vous munir d’un fil audio de 1/8 pouces et des adaptateurs suivants:

Si vous utilisez un ordinateur Apple, assurez-vous d’avoir avec vous votre adaptateur tel que l’adaptateur Lightning-HDMI d’Apple ou des copies moins dispendieuses. Ces adaptateurs vous permettront de vous connecter aux téléviseurs ou projecteurs facilement. Nous privilégions habituellement l’utilisation des adaptateurs officiels qui sont durables et offrent une compatibilité optimale.

Périphérique de stockage

En cas de problème avec votre ordinateur, il est toujours bon d’être en mesure de transférer votre présentation sur un autre ordinateur. Dans ce cas, il peut être pertinent de se munir d’un périphérique de stockage externe comme une clé USB ou un disque dur externe. Comme ces périphériques peuvent connaître des défaillances ou être égaré, nous vous recommandons de privilégier la sauvegarde de vos documents dans une solution infonuagique telle que Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox et iCloud Drive.

Sac ou valise de transport

Les sacs avec compartiments ou de petites valises peuvent augmenter votre efficacité en évitant d’oublier le matériel de base. En effet, en ayant un sac de transport ou une valise dédiée, vous pourrez vous assurer que votre matériel de base se trouve toujours au même endroit. Pensez tout de même à vérifier ceux-ci avant de quitter le bureau ou la maison.

Papetrie

Pour les activités d’animation, des feutres à tableau blanc, des stylos, du papier, un rouleau de papier Kraft (grandes feuilles de papier brun et économique pour le travail en équipe) et un  étui à document pour ce type de feuilles, peuvent être requis. un bloc de papier sur chevalet intégré peut également être utilisé si vous devez écrire ou illustrer sur papier. Sinon un petit tableau blanc pour feutres effacables peut également être facilement transporté.  Des trombones, des attache-feuilles et des chemises pour dossier peuvent être également très utiles pour organiser vos documents ou ceux des participants.

Exemple de papier Kraft et d’étui


Matériel adhésif

Du matériel adhésif d’affichage tel que du mastic de fixation, des aimants, des crochets adhésifs ou du ruban adhésif, peut être très utiles pour afficher vos supports visuels ou présenter votre contenu. Avant d’utiliser ceux-ci, assurez-vous qu’ils ne détériorent pas les surfaces.

Exemple de solution adhésive

Support pour périphérique mobile

Si vous utilisez votre téléphone mobile ou votre tablette pendant votre présentation, il peut être utile de vous munir d’un support pour ce périphérique. Vous pourrez ainsi consulter votre périphérique dans une position ergonomique.

Projecteur

Avec la miniaturisation et la réduction des coûts des technologies, le coût des projecteurs tend à diminuer. Vous pourrez ainsi vous procurer un projecteur portatif à faible coût. Ce type de projecteur n’est pas aussi puissant que ceux présents dans les salles de conférences ou de formations, mais il peut tout de même vous dépanner pour un petit groupe. Par exemple, Sony offre ce type de projecteur à moins de 1000$. Certains téléphones mobiles intègrent également un projecteur de poche. Vous pouvez consulter la liste de ceux-ci sur Wikipédia.

Matériel de visioconférence

De plus en plus de formations ou de sessions de coachings sont réalisées par l’entremise de solutions de visioconférence tels quelle Zoom, Skype ou Adobe Connect. Pour augmenter la qualité de vos appels, optez pour un casque avec microphone. Si vous désirez davantage d’ergonomie, vous pouvez privilégier un  microphone professionnel tel que le Shure SM58 ou un Blue Yeti, ou y aller avec un microphone USB.  Dans tous les cas, nous vous recommandons de vous munir d’un support à micro de table qui sera moins encombrant qu’un pied de micro traditionnel. Pour une utilisation collaborative, vous pouvez vous tourner vers des solutions intégrées tels que le Owls ou les produits de Clearone Chat.

micro casque pour conférence vidéo et visioconférence

Exemple de casque avec microphone avec option de réduction de bruit

Bien que votre ordinateur portable puisse posséder une caméra intégrée, vous pouvez également être tenté par une webcam dédiée qui vous permettra de vous créer un espace adapté (plusieurs écrans, espace de travail, distance, positionnement, etc.) à vos conférences vidéo.

Pour ne rien oublier, téléchargez notre liste de vérification

Nous vous invitons à télécharger gratuitement notre liste de vérification personnalisable au format PDF. Pour ce faire, complétez le formulaire suivant et nous vous enverrons celle-ci par courriel.

Source de l'image d'entête: Wefunction
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Préparer son ordinateur pour une présentation

Préparer son ordinateur pour une présentation ou une conférence est une tâche essentielle. Cette planification vous permet d’assurer d’un déroulement optimal de votre présentation. En effet, il n’y a rien de plus fâchant que de perdre le fil de sa présentation à cause d’une mauvaise configuration de votre ordinateur.

Suite à de fâcheuses expériences, nous vous partageons les principaux paramètres de votre ordinateur à modifier pour assurer le déroulement optimal de votre présentation.

  Les notifications

Courriels, messagerie instantanée, mise à jour et autres peuvent apparaître et déconcentrer votre auditoire ou vous-même. Pensez donc à les désactiver ou fermer complètement logiciels. Sous Windows, vous pouvez modifier les paramètres de notifications, alors que sous Mac OS vous devez modifier l’utilisation des notifications.

  La mise en veille

Pour éviter toute interruption, nous vous recommandons de désactiver toutes les mises en veille automatique de votre ordinateur lorsque vous êtes branché sur votre bloc d’alimentation.

Les options de gestion de l’alimentation vous permettront d’éviter que votre écran s’estompe, que votre écran de veille s’active ou que votre ordinateur tombe en veille après une trop longue période d’inactivité.

Sous Windows, vous devez gérer les options d’alimentation alors que sous Mac OS, vous devrez modifier les réglages de l’économisateur d’énergie.

  La charge

Même si votre ordinateur est pleine charge, pensez tout de même à utiliser le bloc d’alimentation. Cela vous assurera l’utilisation d’une puissance maximale et vous évitera des ennuis si vous êtes à court de batterie.

  L’audio

Si votre présentation nécessite du son, assurez-vous de vérifier votre connectivité audio avant la présentation. Pour éviter de manquer de son, nous vous recommandons de régler le volume de votre ordinateur à 75%. De cette manière, vous aurez assez d’espace pour augmenter le son au besoin, sans avoir peur de créer des retours de son (feedback) ou de faire appel à un technicien.

Si votre présentation ne comporte pas de son, pensez à activer le mode muet pour éviter qu’une notification oubliée puisse vous accommoder.

  Internet

Prenez le temps de vérifier votre connectivité sans-fil ou filaire et d’obtenir les informations de connexion avant votre présentation.

Avec le nombre de données disponibles dans les forfaits mobiles, vous pouvez toujours utiliser votre propre connexion en partageant le réseau internet de votre mobile avec celui de votre ordinateur. Sous les appareils Apple, vous pouvez configurer un partage de connexion alors que sous Android vous devrez partager une connexion mobile.

Pour retrouver facilement votre connexion, vous pouvez également renommer votre périphérique. Ajoutez un signe de ponctuation comme suffixe (tels que _ ou !) afin que votre périphérique s’affiche en haut de la liste des réseaux disponibles. Sous Android, vous devrez donner un nom à votre appareil alors que sous iOs vous devrez modifier son nom.

  Le contrôleur de diaporama

Pour vous permettre de vous déplacer pendant votre présentation, munissez-vous d’une télécommande pour contrôler le changement de diapositive de votre diaporama. Assurez-vous également que votre contrôleur de diaporama fonctionne bien avec votre logiciel de présentation et que les piles de celle-ci sont en bon état.

Pour éviter de perdre le connecteur USB (dongle), pensez à identifier adéquatement la manette et le connecteur USB. Ceux-ci ne sont pas nécessairement identifiés par le fabricant. Si vous vous retrouvez avec plusieurs télécommandes, vous pourrez plus facilement retrouver la vôtre.

  Le bureau et l’arrière-plan

Pensez à utiliser un fond d’écran adapté au type de communication que vous présentez. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un fond d’écran neutre ou abstrait. Pensez également à faire le ménage de votre bureau. Si vous n’avez pas le temps, vous pouvez toujours créer un dossier et y stocker les documents à classer ultérieurement. Nous vous recommandons de ne pas sauvegader vos documents sur le bureau. Vous pourrez ainsi récupérer ceux-ci plus facilement en cas d’une défaillance de votre disque dur. Sous Windows, vous pouvez Modifier l’arrière-plan alors que sur Mac OS, vous devez modifier le fond d’écran.

  La copie locale

Vos documents devraient être stockés sur un périphérique infonuagique (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou iCloud Drive) ou un autre périphérique. Si vous optez pour une solution infonuagique, assurez-vous de synchroniser vos documents avant de quitter la maison ou le bureau. Apprenez comment forcer manuellement la synchronisation avec Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox  et iCloud Drive.

Pour éviter tout problème, pensez à faire une copie locale de votre présentation sur votre ordinateur. Vous pourrez ainsi avoir un plan B en cas de panne réseau. De plus, les fichiers locaux ont tendance à être chargés plus rapidement que ceux stockés sur un serveur.

  La configuration de votre sortie vidéo

Assurez-vous que votre configuration d’écran est adéquate. Les problèmes de sortie vidéo proviennent souvent d’une mauvaise configuration de liaison entre votre ordinateur et le projecteur. Sous Windows, vous pouvez dupliquer étendre votre écran alors que sur Mac OS, vous devez gérer la recopie d’écran ou le bureau étendu. Assurez-vous d’avoir avec vous votre adatptateur tel que l’adaptateur Lightning-HDMI pour Mac OS.

Conclusion

En somme, voici les différents paramètres de votre ordinateur à modifier avant une présentation. Pour ne rien oublier, nous vous invitons à télécharger gratuitement notre liste de vérification en complétant le formulaire suivant.

Bonne présentation!