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Découvrir les accessoires indispensables

La planification représente sans contredit l’un des facteurs clés d’une conférence ou d’une présentation réussie. Avec le temps, nous nous sommes constitué un « kit du parfait conférencier ou formateur ». Ces accessoires nous permettent de gagner en efficacité, d’assurer un plus grand confort et une plus grande flexibilité durant nos communications, tout en améliorant l’expérience de participation de notre auditoire

Ainsi, basés sur notre propre utilisation, voici quelques outils que nous jugeons indispensable pour partager votre expertise. Ceux-ci vous permettent d’éviter d’être pris au dépourvu lors de votre prestation et de simplifier l’organisation de celle-ci. Ainsi, que vous soyez conférencier, formateur ou présentateur, nous sommes convaincus que ces items pourront soutenir efficacement votre partage d’expertise.

Pour faciliter votre planification, nous avons ajouté les liens pour commander directement ces périphériques et accessoires sur Amazon.ca.

Planifier vos achats

Pour acquérir ce matériel, vous pouvez planifiez vos achats en concentrant ceux-ci lors d’événements promotionnels tels que le vendredi fou (black friday), le Cyberlundi (Cyber Monday) ou les soldes de l’Après-Noël (Boxing Day). En d’autres temps, vous pouvez vous rabattre sur des outils gratuits tels que Keepa qui vous permettent de suivre l’évolution des prix sur Amazon.ca. Cet outil vous permettre de recevoir une notification lorsque l’item est disponible au prix désiré ou en solde.

exemple d'évolution du prix d'un accessoire pour conférencier ou formateur sur Keepa

Exemple de tableau de suivi de prix de Keepa

Télécommande de présentation

Pour vous permettre de vous déplacer pendant votre présentation, munissez-vous d’une télécommande pour contrôler le changement de diapositive de votre diaporama. Plusieurs modèles sont maintenant disponibles avec une variété de fonctions. Assurez-vous également que votre contrôleur de diaporama fonctionne bien avec votre logiciel de présentation et que les piles de celle-ci-ci sont en bon état. Pensez à toujours laisser un jeu de piles de rechange dans votre sac!

Exemple de télécommande


Ce modèle de Kensigton est l’un des plus populaire et moins dispendieux.

Conseil:

Pour éviter de perdre le connecteur USB (dongle), pensez à identifier adéquatement la manette et le connecteur USB. Ceux-ci ne sont pas nécessairement identifiés par le fabricant. Si vous vous retrouvez avec plusieurs télécommandes, vous pourrez plus facilement retrouver la vôtre.

Câbles

Malgré que les salles de conférences sont souvent équipées du matériel nécessaire, il est toujours bon de prévoir une extension électrique, une barre d’alimentation multiprise, un câble réseau, un câble VGA et un câble HDMI supplémentaire. De cette façon, vous ne serez jamais pris au dépourvu.

Adaptateurs

De plus en plus, la connectivité audio soit gérée par la connexion HDMI. I est parfois nécessaire d’utiliser une connexion filaire. Pour ce faire, nous vous recommandons de vous munir d’un fil audio de 1/8 pouces et des adaptateurs suivants:

Si vous utilisez un ordinateur Apple, assurez-vous d’avoir avec vous votre adaptateur tel que l’adaptateur Lightning-HDMI d’Apple ou des copies moins dispendieuses. Ces adaptateurs vous permettront de vous connecter aux téléviseurs ou projecteurs facilement. Nous privilégions habituellement l’utilisation des adaptateurs officiels qui sont durables et offrent une compatibilité optimale.

Périphérique de stockage

En cas de problème avec votre ordinateur, il est toujours bon d’être en mesure de transférer votre présentation sur un autre ordinateur. Dans ce cas, il peut être pertinent de se munir d’un périphérique de stockage externe comme une clé USB ou un disque dur externe. Comme ces périphériques peuvent connaître des défaillances ou être égaré, nous vous recommandons de privilégier la sauvegarde de vos documents dans une solution infonuagique telle que Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox et iCloud Drive.

Sac ou valise de transport

Les sacs avec compartiments ou de petites valises peuvent augmenter votre efficacité en évitant d’oublier le matériel de base. En effet, en ayant un sac de transport ou une valise dédiée, vous pourrez vous assurer que votre matériel de base se trouve toujours au même endroit. Pensez tout de même à vérifier ceux-ci avant de quitter le bureau ou la maison.

Papetrie

Pour les activités d’animation, des feutres à tableau blanc, des stylos, du papier, un rouleau de papier Kraft (grandes feuilles de papier brun et économique pour le travail en équipe) et un  étui à document pour ce type de feuilles, peuvent être requis. un bloc de papier sur chevalet intégré peut également être utilisé si vous devez écrire ou illustrer sur papier. Sinon un petit tableau blanc pour feutres effacables peut également être facilement transporté.  Des trombones, des attache-feuilles et des chemises pour dossier peuvent être également très utiles pour organiser vos documents ou ceux des participants.

Exemple de papier Kraft et d’étui


Matériel adhésif

Du matériel adhésif d’affichage tel que du mastic de fixation, des aimants, des crochets adhésifs ou du ruban adhésif, peut être très utiles pour afficher vos supports visuels ou présenter votre contenu. Avant d’utiliser ceux-ci, assurez-vous qu’ils ne détériorent pas les surfaces.

Exemple de solution adhésive

Support pour périphérique mobile

Si vous utilisez votre téléphone mobile ou votre tablette pendant votre présentation, il peut être utile de vous munir d’un support pour ce périphérique. Vous pourrez ainsi consulter votre périphérique dans une position ergonomique.

Projecteur

Avec la miniaturisation et la réduction des coûts des technologies, le coût des projecteurs tend à diminuer. Vous pourrez ainsi vous procurer un projecteur portatif à faible coût. Ce type de projecteur n’est pas aussi puissant que ceux présents dans les salles de conférences ou de formations, mais il peut tout de même vous dépanner pour un petit groupe. Par exemple, Sony offre ce type de projecteur à moins de 1000$. Certains téléphones mobiles intègrent également un projecteur de poche. Vous pouvez consulter la liste de ceux-ci sur Wikipédia.

Matériel de visioconférence

De plus en plus de formations ou de sessions de coachings sont réalisées par l’entremise de solutions de visioconférence tels quelle Zoom, Skype ou Adobe Connect. Pour augmenter la qualité de vos appels, optez pour un casque avec microphone. Si vous désirez davantage d’ergonomie, vous pouvez privilégier un  microphone professionnel tel que le Shure SM58 ou un Blue Yeti, ou y aller avec un microphone USB.  Dans tous les cas, nous vous recommandons de vous munir d’un support à micro de table qui sera moins encombrant qu’un pied de micro traditionnel. Pour une utilisation collaborative, vous pouvez vous tourner vers des solutions intégrées tels que le Owls ou les produits de Clearone Chat.

micro casque pour conférence vidéo et visioconférence

Exemple de casque avec microphone avec option de réduction de bruit

Bien que votre ordinateur portable puisse posséder une caméra intégrée, vous pouvez également être tenté par une webcam dédiée qui vous permettra de vous créer un espace adapté (plusieurs écrans, espace de travail, distance, positionnement, etc.) à vos conférences vidéo.

Pour ne rien oublier, téléchargez notre liste de vérification

Nous vous invitons à télécharger gratuitement notre liste de vérification personnalisable au format PDF. Pour ce faire, complétez le formulaire suivant et nous vous enverrons celle-ci par courriel.

Source de l'image d'entête: Wefunction
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Préparer son ordinateur pour une présentation

Préparer son ordinateur pour une présentation ou une conférence est une tâche essentielle. Cette planification vous permet d’assurer d’un déroulement optimal de votre présentation. En effet, il n’y a rien de plus fâchant que de perdre le fil de sa présentation à cause d’une mauvaise configuration de votre ordinateur.

Suite à de fâcheuses expériences, nous vous partageons les principaux paramètres de votre ordinateur à modifier pour assurer le déroulement optimal de votre présentation.

  Les notifications

Courriels, messagerie instantanée, mise à jour et autres peuvent apparaître et déconcentrer votre auditoire ou vous-même. Pensez donc à les désactiver ou fermer complètement logiciels. Sous Windows, vous pouvez modifier les paramètres de notifications, alors que sous Mac OS vous devez modifier l’utilisation des notifications.

  La mise en veille

Pour éviter toute interruption, nous vous recommandons de désactiver toutes les mises en veille automatique de votre ordinateur lorsque vous êtes branché sur votre bloc d’alimentation.

Les options de gestion de l’alimentation vous permettront d’éviter que votre écran s’estompe, que votre écran de veille s’active ou que votre ordinateur tombe en veille après une trop longue période d’inactivité.

Sous Windows, vous devez gérer les options d’alimentation alors que sous Mac OS, vous devrez modifier les réglages de l’économisateur d’énergie.

  La charge

Même si votre ordinateur est pleine charge, pensez tout de même à utiliser le bloc d’alimentation. Cela vous assurera l’utilisation d’une puissance maximale et vous évitera des ennuis si vous êtes à court de batterie.

  L’audio

Si votre présentation nécessite du son, assurez-vous de vérifier votre connectivité audio avant la présentation. Pour éviter de manquer de son, nous vous recommandons de régler le volume de votre ordinateur à 75%. De cette manière, vous aurez assez d’espace pour augmenter le son au besoin, sans avoir peur de créer des retours de son (feedback) ou de faire appel à un technicien.

Si votre présentation ne comporte pas de son, pensez à activer le mode muet pour éviter qu’une notification oubliée puisse vous accommoder.

  Internet

Prenez le temps de vérifier votre connectivité sans-fil ou filaire et d’obtenir les informations de connexion avant votre présentation.

Avec le nombre de données disponibles dans les forfaits mobiles, vous pouvez toujours utiliser votre propre connexion en partageant le réseau internet de votre mobile avec celui de votre ordinateur. Sous les appareils Apple, vous pouvez configurer un partage de connexion alors que sous Android vous devrez partager une connexion mobile.

Pour retrouver facilement votre connexion, vous pouvez également renommer votre périphérique. Ajoutez un signe de ponctuation comme suffixe (tels que _ ou !) afin que votre périphérique s’affiche en haut de la liste des réseaux disponibles. Sous Android, vous devrez donner un nom à votre appareil alors que sous iOs vous devrez modifier son nom.

  Le contrôleur de diaporama

Pour vous permettre de vous déplacer pendant votre présentation, munissez-vous d’une télécommande pour contrôler le changement de diapositive de votre diaporama. Assurez-vous également que votre contrôleur de diaporama fonctionne bien avec votre logiciel de présentation et que les piles de celle-ci sont en bon état.

Pour éviter de perdre le connecteur USB (dongle), pensez à identifier adéquatement la manette et le connecteur USB. Ceux-ci ne sont pas nécessairement identifiés par le fabricant. Si vous vous retrouvez avec plusieurs télécommandes, vous pourrez plus facilement retrouver la vôtre.

  Le bureau et l’arrière-plan

Pensez à utiliser un fond d’écran adapté au type de communication que vous présentez. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un fond d’écran neutre ou abstrait. Pensez également à faire le ménage de votre bureau. Si vous n’avez pas le temps, vous pouvez toujours créer un dossier et y stocker les documents à classer ultérieurement. Nous vous recommandons de ne pas sauvegader vos documents sur le bureau. Vous pourrez ainsi récupérer ceux-ci plus facilement en cas d’une défaillance de votre disque dur. Sous Windows, vous pouvez Modifier l’arrière-plan alors que sur Mac OS, vous devez modifier le fond d’écran.

  La copie locale

Vos documents devraient être stockés sur un périphérique infonuagique (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox ou iCloud Drive) ou un autre périphérique. Si vous optez pour une solution infonuagique, assurez-vous de synchroniser vos documents avant de quitter la maison ou le bureau. Apprenez comment forcer manuellement la synchronisation avec Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox  et iCloud Drive.

Pour éviter tout problème, pensez à faire une copie locale de votre présentation sur votre ordinateur. Vous pourrez ainsi avoir un plan B en cas de panne réseau. De plus, les fichiers locaux ont tendance à être chargés plus rapidement que ceux stockés sur un serveur.

  La configuration de votre sortie vidéo

Assurez-vous que votre configuration d’écran est adéquate. Les problèmes de sortie vidéo proviennent souvent d’une mauvaise configuration de liaison entre votre ordinateur et le projecteur. Sous Windows, vous pouvez dupliquer étendre votre écran alors que sur Mac OS, vous devez gérer la recopie d’écran ou le bureau étendu. Assurez-vous d’avoir avec vous votre adatptateur tel que l’adaptateur Lightning-HDMI pour Mac OS.

Conclusion

En somme, voici les différents paramètres de votre ordinateur à modifier avant une présentation. Pour ne rien oublier, nous vous invitons à télécharger gratuitement notre liste de vérification en complétant le formulaire suivant.

Bonne présentation!