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L’importance du cahier du participant

Cahiuer du participant

Le cahier du participant est certainement l’un des outils qui améliore le plus la qualité de la votre communication. En effet son adoption apporte des bénéfices considérables autant pour votre auditoire que pour vous-même. Il augmente la valeur perçue de votre présentation auprès de vos participants, facilite votre travail et celui de vos hôtes.

Pour mieux comprendre son utilité, nous vous proposons d’explorer ce qu’est un cahier du participant et ses principales fonctions. Vous pourrez ainsi évaluer la pertinence de son adoption pour vos prochains événements.

Qu’est-ce ce qu’un cahier du participant ?

Le cahier du participant est un document qui regroupe l’ensemble des documents, références et ressources en lien avec votre présentation. Il peut être remis au début de votre présentation, pendant ou après, selon vos préférences d’animation. En version papier ou numérique, il permet à votre auditoire de suivre facilement le déroulement de votre communication. Il peut également être hébergé sur votre site web ou partagé via un répertoire infonuagique.

Son utilisation augmente également la confiance des organisateurs envers votre partage. En effet, ils pourront déjà percevoir la valeur de votre communication et mieux promouvoir votre présentation. En partageant en avance vos documents, vous témoignerez également de votre professionnalisme et de votre expertise.

5 fonctions essentielles du cahier du participant

L’utilisation d’un cahier du participant a plusieurs fonctions. Pour mieux comprendre la pertinence de cet outil, nous présenterons ces fonctions en identifiant les avantages qu’elles apportent pour votre conférence ou votre formation.

1 – Boîte à outils

Le cahier permet tout d’abord de bonifier l’expérience du participant en lui permettant d’avoir accès à l’ensemble des ressources et références présentées au cours de l’atelier. Vous pouvez y inclure une copie de votre diaporama afin que votre auditoire puisse y inclure leurs notes personnelles. Dans Microsoft PowerPoint, vous pouvez imprimer 3 diapositives par page avec un espace pour les notes pour les participants. Attention par contre, si vous utilisez les notes de présentation, celles-ci seront imprimées dans les espaces réservés aux notes. Pensez donc à créer une copie épurée au besoin de votre diaporama.

L’option d’impression de 3 diapositives par page permet d’imprimer un espace pour les notes des participants.

2 – Objet de transfert

Considérant le nombre important de pages des diaporamas et les limites de visibilité de certaines diapositives, nous privilégions généralement l’inclusion de fiche synthèse plutôt que l’ajout intégral du diaporama. Cela permet de réduire les frais d’impression et de cibler l’essentiel à retenir pour les participants. En intégrant les éléments clés de votre présentation dans votre cahier, vous pourrez augmenter la facilité de lecture et proposer un outil concret que les participants pourront réutiliser ou afficher. En plus des fiches synthèses, vous pourrez y inclure des listes de vérification, des procéduriers ou tout autre document permettant d’outiller votre auditoire.

L’utilisation d’un cahier du participant vous permet également d’augmenter la valeur perçue de votre communication. En effet, votre auditoire sera plus conscient des retombées de vos propos s’il ressort avec des outils concrets, transférables et applicables dans son milieu.

Un cahier du participant vous permet également de cibler les ressources essentielles que vous désirez que les participants retiennent. À ce sujet, pensez à inclure une médiagraphie regroupant les références clés liées à votre représentation. En plus d’outiller votre auditoire, il vous permettra d’augmenter votre crédibilité en vous basant sur des sources d’autorité reconnues.

3 – Outil d’animation

Le cahier du participant permet également d’appuyer les phases actives, d’application ou de travail d’équipe de votre conférence ou de votre formation. Il regroupe les consignes, les gabarits de réponses et les activités nécessaires à la réalisation des activités. De cette manière, vous vous assurerez que tous les participants auront accès aux consignes, au matériel et aux activités lorsqu’ils en auront besoin. Il permet également de réduire le temps nécessaire à la distribution du matériel pendant votre atelier. En effet, en prévoyant la distribution de ces documents, vous éviterez de briser le rythme de votre communication en devant vous assurer que tous les participants ont bien reçu les documents. Pour faciliter le repérage, pensez à numéroter les pages pour y faire facilement référence.

Il peut arriver que vous ne vouliez pas divulgâcher certaines informations ou documents liés à votre présentation. Prenez le temps de mesurer l’impact de cette surprise comparativement au risque de briser le rythme de votre présentation. Le message global est souvent plus important que l’effet de surprise.

4 – Outil promotionnel

L’utilisation d’un cahier du participant permet également de promouvoir votre expertise, vos services ou vos produits. À ce sujet, pensez à inclure votre biographie, votre expertise, votre expérience et les autres produits ou services que vous offrez. Cela vous permettra d’augmenter votre visibilité et de permettre à votre auditoire de faire appel à vous au besoin. Un outil concret a beaucoup plus de chance d’être partagé que votre carte d’affaires! De plus, on a beaucoup plus tendance à se rappeler du sujet d’une présentation que du nom du présentateur!

Vous pouvez concevoir le cahier du participant comme un programme d’un spectacle ou d’un événement. En plus de la présentation du spectacle, il bonifie l’expérience en présentant des informations complémentaires. Vous pourrez ainsi bonifier celui-ci en lui donnant un visuel adapté à votre communication. Besoin d’un gabarit de cahier du participant? Nous vous recommandons d’explorer les canevas disponibles sur le site Graphic River. Pour moins de 10$ vous aurez accès à un gabarit en format Microsoft Word ou Adobe InDesign vous permettant d’adapter le contenu selon vos besoins.

Enfin, l’utilisation du cahier du participant permet également de prévoir la protection de votre contenu en ajoutant à chacune des pages l’auteur et la licence de diffusion. En l’intégrant les droits de partage, vous vous assurerez que vous serez adéquatement crédité pour votre travail.

5 – Outil d’impression

L’utilisation d’un cahier du participant permet de simplifier l’impression des documents et de limiter le risque d’oublis. Il permet de prévoir les formats d’impression, les couleurs, et les types de reliures (broché, relié). En n’ayant qu’à vous soucier d’un seul document, cela réduira votre charge mentale lors de la préparation de votre prestation.

Pour minimiser les coûts, plusieurs organisations préfèrent s’occuper eux-mêmes de l’impression ou de la distribution de ces documents. En utilisant un cahier du participant, vous faciliterez les échanges et le travail des organisateurs et de vous-même. Pensez cependant à réduire au maximum les contraintes d’impression et bien préciser celles-ci. Pour ce faire, restreignez-vous à des formats d’impression et des consignes simples:

  • Prévoyez vous-même les pages de garde (pages blanches) dans votre document.
  • Pour faciliter la comptabilité, privilégiez le partage de vos documents en PDF. Les différentes versions des traitements de textes et les polices utilisées ne sont pas toujours compatibles.
  • Considérant les coûts et parfois la disponibilité de l’impression couleur, il peut être plus économique de prévoir l’impression en tons de gris. Pensez donc à adapter vos documents en conséquence.

Exemple de consignes d’impression

Bonjour,

En prévision de la présentation dans votre organisation, veuillez trouver joint à ce courriel le cahier du participant à imprimer pour chaque participant.

Merci d’imprimer celui-ci en format 8X11 (lettre), papier blanc, impression monochrome (noir et blanc), rectoverso et broché dans le coin supérieur gauche.

Au plaisir de rencontrer les membres de votre organisation!

Si vous vous occupez des impressions, pensez à prévoir le temps nécessaire aux échanges avec l’imprimeur et aux délais et aux modalités de livraisons. Ne sous-estimez pas le temps que nécéssite ces tâches. Prévoyez-le et au besoin, ajoutez des frais administratifs ou des frais supplémentaires pour la gestion de l’impression. Assurez-vous que le prix chargé soit en conséquence du nombre de pages que vous remettez.

Pour l’impression de vos documents, vous pouvez utiliser les services d’impression généraliste tels que VistaPrint, Bureau en gros ou votre imprimeur local. Pour éviter les mauvaises surprises, informez-vous adéquatement des délais de livraison.

Conclusion

En somme, l’utilisation d’un cahier du participant représente de réels bénéfices autant pour vous, votre auditoire que vos hôtes. Par ses différentes fonctions, le cahier du participant devient un outil incontournable pour partager efficacement votre expertise.

 Image d'entête par Negative Space sur Pexels