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Gérer le temps de sa conférence ou de sa formation

gestion du temps formation conférence

Gérer le temps de sa conférence ou de sa formation n’est pas toujours facile. Il s’agit d’un défi qui peut rapidement devenir une contrainte majeure et qui peut apporter son lot de stress. Pour une communication réussie, vous devez effectivement maximiser l’utilisation de votre plage horaire pour vous assurer de:

  • traiter l’ensemble de votre contenu
  • éviter d’oublier des éléments ou de perdre le fil
  • respecter le rythme de votre auditoire et offrir des moments interactifs
  • permettre aux participants de poser leurs questions
  • respecter la programmation proposée par le comité organisateur

Pour mieux vous aider à partager votre expertise dans le temps alloué, nous vous invitons à vous inspirer d’exemples de format de présentation maximisant la durée des communications, puis, à découvrir des stratégies reconnues pour vous aider à mieux gérer le temps.

S’inspirer

Dans les dernières années, plusieurs organisations ou événements ont mis en place des formats de présentation misant sur des contraintes temporelles. Ces contraintes ont pour objectif de dynamiser les événements de partage en restreignant la plage horaire pour :

  • maximisan le nombre de présentateur et de communication
  • structurer les présentations
  • capter l’attention de l’auditoire.
  • offrir davantage de valeur à l’événement

Dans le milieu universitaire

Inspiré par le concours Three minute thesis de l’Université de Queensland en Australie, l’Association francophone pour le savoir (Acfas), a mis sur pied en 2012 le concours Ma thèse en 180 secondes.

Le concours Ma thèse en 180 secondes permet à des doctorants de présenter leur sujet de recherche en termes simples à un auditoire profane et diversifié. Chaque étudiant doit faire, en trois minutes, un exposé clair, concis et néanmoins convaincant sur son projet de recherche.

– Source: Acfas

Dans ce type de concours, le temps représente la principale contrainte permettant de cibler le contenu essentiel. En effet, celle-ci force les doctorants à vulgariser un concept abstrait ou complexe en moins de 3 minutes. Si un sujet aussi vaste qu’une thèse de doctorat peut être expliqué en 180 secondes, vous êtes certainement en mesure de respecter le temps prévu pour votre communication.

En contexte professionnel

pecha kucha 20 images de 20 secondes

Certains événements ont également adopté des types de formats de présentation avec un minutage contraignant. Par exemple, le modèle américain Ignite Talks contraint les conférenciers à utiliser 20 diapositives de 15 secondes chacune. Similaire, le modèle japonais des Pecha Kucha propose 20 diapositives de 20 secondes chacune. Au Québec, le colloque de l’AQUOPS s’est inspiré de ces formats de communications pour créer les ateliers « emballe-moi« .

Dans tous les cas, le format représente un défi. Pour bien vous préparer, nous vous invitons à consulter notre article sur le Pecha Kucha qui propose justement des conseils en ce sens.

Des stratégies pour gérer le temps

Outre le format, des stratégies pour arriver à respecter la contrainte de temps peuvent être utilisées. Nous en avons ciblé 5 qui nous semblent incontournables pour bien gérer votre temps.

Cibler l’essentiel

S’assurer de couvrir l’ensemble du contenu de votre présentation tout en respectant le temps est un défi pour tous les conférenciers et formateurs. Cibler le contenu essentiel est donc primordial pour vous assurer d’avoir le temps de couvrir l’ensemble de votre présentation. Pour vous aider, vous pouvez cibler un objectif concret pour votre auditoire. En déterminant un objectif précis, vous serez mieux en mesure de bien organiser votre temps tout en vous assurant de sélectionner le contenu essentiel à la bonne compréhension de tous.

Vous pouvez également adopter une structure de présentation adaptée à votre contenu. Celle-ci vous permettra de gérer adéquatement la durée de votre communication. À ce sujet, nous vous invitons à consulter l’article 5 structures originales pour vos diaporamas qui vous permettra de maximiser le traitement de votre sujet.

taxonomie bloom cibler objectif conférence formation
L’utilisation du bon verbe d’action vous permettra de
cibler un objectif concret pour votre auditoire

Se préparer

Cela peut paraître évident et ringard, mais prévoir le temps de bien planifier sa conférence ou sa formation est essentiel.  Combien de formateurs et conférenciers attendent à la dernière minute (par procrastination ou par manque de disponibilités) pour préparer leur communication. Se bloquer des plages de travail et prévoir du temps de révision vous permettra d’améliorer la qualité de votre communication. En effet, la préparation et la planification sont essentielles pour respecter les critères de qualité établis pour vos conférences et formations. La préparation vous permettra également de vous assurer de maximiser la valeur perçue de votre présentation et de bien identifier les moments clés pour intégrer les outils interactifs permettant de dynamiser votre conférence ou formation.

En évitant de tout préparer à la dernière minute, vous vous donnerez également la chance de finaliser, vérifier et valider votre présentation. Par exemple, vous pourriez prévoir le matériel nécessaire à votre partage ou préparer votre ordinateur en fonction de vos besoins de présentation. Le matériel et l’informatique sont souvent des causes inutiles de perte de temps. Prévoir l’utilisation de ceux-ci vous permettra de maximiser votre temps. 

Liste de vérification pour éviter d’oublier le matériel nécessaire
pour vos conférences et formations

Estimer le temps

Prendre le d’établir une microprogrammation vous permettra d’évaluer le temps nécessaire à votre présentation. Ce minutage vous permettra de pondérer chaque partie clé de votre présentation selon le temps global disponible.

La microprogrammation vous permettra également d’identifier des marqueurs de temps à des moments spécifiques. Par exemple, vous pourriez prévoir d’amorcer une activité ou de proposer une pause à une heure précise. Cette planification vous permettra d’ajuster les activités au temps restant, de diminuer votre stress et d’éviter de devoir consulter votre montre constamment. Nous avons déjà même poussé la note à identifier directement ce jalon dans notre diaporama, par l’entremise d’un icône ou d’un témoin visuel, pour être certain que le temps est respecté et vérifié.

Vous pourriez également profiter du minutage pour planifier des zones tampons, soit des activités que la durée peut facilement être ajustée sans compromettre l’objectif de votre présentation. Par exemple, une activité d’échange, une phase active ou une période de questions sont des moments plus flexibles que la présentation de contenu théorique. Leur durée peut donc être ajustée selon le contexte de votre présentation.

Enfin, les transitions entre les différentes sections de votre présentation sont particulièrement sujette à la perte de temps. Le minutage vous permettra d’optimiser les transitions et vous permettra d’assurer leur fluidité tout en réduisant les risques de perte de temps.

Exemple d’outil de planification du temps pour une conférence ou formation (disponible en téléchargement au bas de cet article)

Se pratiquer

Prendre le temps de simuler le déroulement de votre présentation vous permettra de valider le déroulement optimal, de vous assurer que les transitions sont fluides et de vérifier que vous avez le matériel nécessaire.

Se projeter dans l’avenir et répéter le déroulement vous permettra également de réduire le niveau de stress. Vous maîtriserez mieux votre contenu et le déroulement de votre communication, ce qui réduira les sources d’anxiété. Pour ce faire, tentez de visualiser chaque partie de votre présentation, comme si vous étiez sur la scène ou sur le lieu de votre formation ou conférence. Cela vous permettra de mieux imaginer les besoins techniques.

Vous pourrez également vous assurer que les animations de votre diaporama sont bien programmées et qu’il n’y a pas de coquilles. Mieux vaut les identifier avant que pendant. À ce sujet, penser à réviser linguistiquement vos documents à l’aide d’un logiciel comme Antidote. Vous pourriez également embaucher un contractuel comme réviseur linguistique sur des sites comme Fiverr ou Upwork.

Prendre le temps de se former

Plusieurs ouvrages ont été publiés sur le sujet. Ceux-ci sont référencés dans les ressources de cet article. Cependant, pour gagner du temps, nous vous recommandons d’explorer la formation Maîtriser et optimiser son temps de Mathieu Desroches, coach et formateur en gestion du temps. Il s’agit d’un programme de formation en ligne hyper complet, dans lequel vous découvrirez de façon concrète, comment bien organiser et gérer votre temps, afin d’être plus efficace au quotidien. Cette formation structurée en 7 modules vous permettra de :

  • mieux vous organiser pour accomplir les tâches prioritaires
  • organiser ses journées pour être productif et efficace
  • déterminer ses priorités et réussir à s’y concentrer au quotidien
  • apprendre à dire « non », arrêter la procrastination et ne plus perdre de temps
  • bien utiliser son agenda gagner du temps et travailler mieux
  • découvrir toutes les stratégies pour bien gérer et optimiser son temps
Profitez d’un rabais de 20% en utilisant le code promo GESTIONDUTEMPS pour la formation Maîtriser et optimiser son temps de Matthieu Desroches

Conclusion

En somme, la notion de temps peut être au départ perçue comme une contrainte, mais elle peut rapidement devenir un levier important pour assurer la qualité de votre communication.

Téléchargez notre outil de programmation

Ressources sur la gestion de temps

Source de l'image s'entête: Photo de energepic.com sur Pexels
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