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Collaborer à distance

visioconférence collaboration à distance

Lorsque la distance est trop grande ou que des situations exceptionnelles se présentent (Épidémie Covid-19, tempête de neige, etc.), il peut être nécessaire de partager son expertise à distance. Ce guide vous permettra d’explorer les différentes solutions pour ce contexte.

La visioconférence

Plusieurs outils permettent de communiquer en audio-vidéo à distance. Évidemment, des outils comme Skype, FaceTime (exclusif aux périphériques Apple) ou Google Hangout permettent de facilement communiquer d’une personne à une autre. Cependant, lorsque vous devez être plus que trois sur un même appel, cela se complique. Des solutions de visioconférences de groupes doivent alors être évaluées. Plusieurs options s’offrent à vous. Le regroupement de Formation à distance interordre (FADIO) a produit un tableau comparatif des logiciels de visioconférence actuellement sur le marché. Le tableau comporte une cinquantaine de critères dont l’assistance technique, la qualité du son et de la vidéo, les options de clavardage, annotation et de création de groupe.

Parmi ces outils, nous apprécions particulièrement la facilité d’utilisation de Zoom. Zoom est simple d’utilisation autant dans sa version web que dans sa version pour mobile. Un essai de trente jours gratuit est disponible. Par la suite, Zoom offre un tarif mensuel abordable qui vous permet de l’utiliser seulement lorsque vous en avez besoin. Vous aurez également la possibilité d’enregistrer vos conversations. L’abonnement mensuel est requis seulement pour la personne qui crée la visioconférence. Les participants pourront y participer gratuitement en utilisant l’URL (le lien internet) que vous partagerez.

Présentation de la solution de visioconférence Zoom

Les outils de visioconférence

Pour animer ou participer à une visioconférence, vous aurez besoin de certains matériels. Nous reprenons ainsi les items de notre liste des accessoires indispensables pour partager votre expertise.

Pour augmenter la qualité de vos appels, optez pour un casque avec microphone. Si vous désirez davantage d’ergonomie, vous pouvez privilégier un  microphone professionnel tel que le Shure SM58 ou un Blue Yeti, ou y aller avec un microphone USB.  Dans tous les cas, nous vous recommandons de vous munir d’un support à micro de table qui sera moins encombrant qu’un pied de micro traditionnel. Pour une utilisation collaborative, vous pouvez vous tourner vers des solutions intégrées tels que le Owls ou les produits de Clearone Chat.

micro casque pour conférence vidéo et visioconférence
Exemple de casque avec microphone avec option de réduction de bruit

Bien que votre ordinateur portable puisse posséder une caméra intégrée, vous pouvez également être tenté par une webcam dédiée qui vous permettra de vous créer un espace adapté (plusieurs écrans, espace de travail, distance, positionnement, etc.) à vos conférences vidéo. Plusieurs caméras et logiciels offrent également la possibilité de flouter votre arrière-plan.

L’édition collaborative

Pour soutenir la collaboration, des solutions d’édition collaborative sont essentielles. Elles vous permettent de collaborer en temps réel dans les mêmes documents. C’est le cas des suites logicielles Microsoft Office 365 et Google Documents.

Pour faciliter les visioconférences, nous vous recommandons d’ouvrir un document texte collaboratif (Microsoft Word Online ou Google Docs Online). Ces outils vous permettront de plus facillement collaborer que les fonctions de tableau blanc ou de clavardage. Partagez vos documents et créez les notes de réunions en temps réels!

Exemple de collaboration en temps réel dans Google Documents

Le suivi collaboratif

Lorsque vous êtes appelés à collaborer à un projet de plus longue envergure, ou à travailler avec les mêmes personnes, une solution de suivi collaboratif peut s’avérer fort utile. Si vous êtes sous Microsoft Office 365 , privilégiez Microsoft Teams alors que sous Google Documents, nous vous recommandons d’utiliser Slack. Ces outils vous permettront de créer des canaux de discussion spécifiques à chaque projet.

Vidéo de présentation de Slack

La gestion des priorités et des tâches

Des listes de tâches c’est bien, des listes de tâches collaborative, c’est encore mieux! En complément aux outils de collaboration, nous vous recommandons d’utiliser un gestionnaire de tâches tel que Asana. Cet outil vous permettra de consigner, organiser et affecter les tâches aux membres de votre équipe. Pour les petites équipes (moins de 5 personnes), il est même disponible gratuitement!

Nous espérons que cette courte liste vous permettra de gagner en efficacité et faciliter vos occasions de partage d’expertise.

Image d'entête par Eduardo Dutra de Pexels 
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