Publié le Laisser un commentaire

Gérer la période de questions

Main levée pour poser une question

La période de questions est une activité incontournable lorsqu’on présente devant public. Elle peut être déstabilisante ou totalement énergisante. Bien que vous n’avez pas nécessairement le contrôle sur les questions qui seront posées, il est possible de planifier adéquatement cette activité pour faciliter votre travail et augmenter la valeur perçue de celle-ci par votre auditoire.

Cet article vous permettra d’explorer différentes stratégies pour gérer les différentes composantes de ce moment interactif. Nous traiterons tout d’abord des objectifs de cette activité et de ses bénéfices pour vous et votre auditoire. Par la suite nous explorerons les différents moments pour prendre les questions et présenterons des stratégies et outils liés à ceux-ci.

Les objectifs de la période de questions

La période de questions représente une opportunité particulière de connecter avec votre auditoire. Elle permet d’offrir un moment privilégié aux participants afin de compléter leur expérience d’apprentissage. Elle permet également d’établir une relation de confiance et d’augmenter votre crédibilité. Considérant le haut degré d’incertitude, elle peut cependant rapidement devenir une source de stress importante pour vous. Pour mieux comprendre comment aborder celle-ci, prenons tout d’abord le temps de mieux comprendre son objectif. Cela permettra de mieux saisir la valeur et les bénéfices de la période de questions.

Pour votre auditoire, la période de questions permet : 

  • d’obtenir des clarifications sur vos propos;
  • d’approfondir certains aspects de votre conférence ou de votre formation;
  • de partager leur propre expérience ou expertise en lien avec le sujet;
  • d’apporter des nuances sur certains de vos propos;
  • d’émettre des commentaires ou des critiques.

Pour vous, les questions de l’auditoire vous permettent :

  • d’obtenir une rétroaction sur votre présentation;
  • de partager des informations complémentaires;
  • de mieux cerner les attentes et les préoccupations de votre auditoire;
  • de découvrir des aspects du sujet à développer lors de votre prochaine communication.

Les interventions des participants sont donc aussi importantes pour eux que pour vous. Il est donc judicieux de prévoir un moyen facile de prendre en note ces interventions pour les réinvestir dans vos prochaines occasions de partage.

Quand prendre les questions

Prévoir le moment de la période facilitera l’interaction et le déroulement de votre communication. Ceci permettra également à votre auditoire de mieux comprendre vos attentes. En planifiant adéquatement cette activité, il sera plus facile d’établir le climat de présentation que souhaitez et que vous êtes à l’aise. Pour ce faire, n’hésitez pas annoncer votre préférence à votre auditoire. Cela simplifiera la tâche de tous.

Pour vous aider, nous avons ciblé quatre moments clés qui peuvent servir à recueillir les interventions des participants. Nous les présenterons en précisant les opportunités et les défis inhérentes à celles-ci.

À la fin

Le premier réflexe lorsqu’on présente est souvent de regrouper les questions au terme de sa présentation. Cela permet de vous concentrer sur votre contenu et d’éviter de perdre le fil. Cela permet également de diminuer le nombre de questions étant donné que certaines questions seront répondues durant votre présentation.

Cependant, en regroupant les questions, vous risquez de devoir recontextualiser certaines interventions des participants. En effet, certains participants ou vous-même aurez besoin de lier la question ou la réponse à la partie de votre intervention. Cela prend plus de temps et n’apporte pas nécessairement de valeur ajoutée.

La prise les questions au terme de votre présentation peut également irriter certains participants. En effet, elle peut représenter un temps d’attente supplémentaire avant de satisfaire ses besoins personnels (café, salle de bain, etc), réseauter, visiter les exposants ou prévoir ses déplacements. Pour éviter de perdre l’intérêt de votre auditoire, limitez le nombre de questions et proposez aux participants qui veulent en savoir plus de venir vous rencontrer après votre partage.

Prendre les questions à la fin de votre prestation nécessitera également de gérer les tours de paroles efficacement. Lorsqu’il y a plusieurs questions, il peut être frustrant pour un participant de ne pas avoir réponse à sa question. L’une des stratégies pour éviter cela est d’utiliser de proposer des questions ouvertes ou les participants peuvent voter pour les meilleures réponses. Les participants répondent directement sur leur appareil mobile et signifient leur intérêt pour les questions qui les préoccupent le plus. Vous répondrez donc aux attentes d’un plus grand nombre de participants. Il s’agit également d’un très bon moyen pour prendre le pouls de votre auditoire. Des outils tels que Poll Everywhere (gratuit pour un auditoire de 25 personnes) et Social QA (payant) permettre de proposer ce type de questions.

Copie d’écran d’un type de question « Upvote » de Poll Everywhere
(interface en anglais, mais le contenu est disponible en français)

Enfin, nous vous recommandons d’éviter d’utiliser la période de questions pour recueillir l’appréciation des participants sur votre prestation. Privilégiez davantage l’utilisation d’un questionnaire d’évaluation. Cela vous permettra un portrait plus réel et complet des perceptions de l’ensemble des participants.

Au début

Vous pouvez également préparer certaines questions à choix multiples ou ouvertes avec vote pour mieux connaître votre auditoire. Cela vous permet de proposer une amorce interactive et de mieux cerner les besoins et attentes de votre auditoire.

Que cela soit à main levée ou à l’aide d’un outil tel que Poll Everywhere, Kahoot, Plickers, ou Socrative, vous pourrez plus facilement établir une relation avec votre auditoire.

Kahoot vous permet d’utiliser les appareils mobiles de votre auditoire pour recueillir leurs réponses.

Pour amorcer votre présentation, plusieurs types de questions peuvent être utilisées. Le tableau suivant vous propose certains types de questions pertinentes pour accueillir les participants.

Type de questionsExemple
AttentesPourquoi avez-vous choisi cette présentation?
Quel sujet aimeriez-vous qu’il soit traité ?
ConnaissanceQue signifie [concept ou réalité] pour vous?
ExpérienceAvez-vous déjà …?
Dans votre milieu, comment se vit… ?
Donnez un exemple de [réalité] ?
ExpertiseQualifiez votre niveau de connaissance ou votre expertise sur [sujet] ?
Enjeux Quels sont les défis que vous rencontrez par rapport à [concept ou réalité]?

Attention à cibler des questions qui seront en lien avec votre présentation et qui aideront les participants à s’approprier le contenu. Votre auditoire veut percevoir les bénéfices pour eux, pas seulement pour vous!

Avant

Nous n’y pensons pas toujours, mais il est possible de consulter préalablement les participants par l’entremise du formulaire d’inscription ou en recueillant les courriels des participants auprès du comité organisateur. En validant certains éléments ou en leur proposant d’orienter le contenu de votre atelier, vous pourrez mieux adapter votre présentation, démontrer votre ouverture et augmenter l’interactivité de votre communication.

En questionnant les participants avant votre communication, vous également pourrez partir de leurs préoccupations ou préconceptions pour amorcer votre atelier. Attention par contre à limiter le nombre et la complexité des questions.

Même si cela peut paraître difficile, nous vous suggérons de privilégier les questions à choix unique ou multiple. La proposition d’options de réponse vous permettra de :

  • démontrer votre crédibilité en idenfiant des concepts ou réalités clés;
  • d’augmenter votre préparation;
  • augmenter le taux de réponse;
  • obtenir du matériel pour votre amorce;
  • faciliter la compilation.

Pour envoyer vos questionnaires, vous pouvez vous tourner vers des outils tels que des formulaires Google (gratuit) ou des outils de sondage tels que Survey Monkey (payant) ou LimeSurvey (gratuit). En ce qui concerne la compilation des résultats, privilégiez la création de graphiques ou de nuages de mots-clés. Pour les graphiques, pensez à consulter notre guide sur comment représenter des données de façon percutante. Pour les nuages de mots-clés, des outils en ligne tels que Tagxedo ou Nuagedemots vous permettront de créer facilement ceux-ci.

Exemple de nuage de mot-clé créé avec Nuagedemots

En posant des questions préalables à votre présentation, vous pourrez également référer à de la documentation pertinente en vue soutenir la prépararation des participants. Soyez cependant conscient que ce n’est pas tous les participants qui auront complété ces questions ou consulté la documentation au préalable.

N’importe quand

Offrir la possibilité aux participants de recevoir une réponse dans le contexte de leur questionnement est souvent apprécié. Ceci leur permet de directement mieux comprendre vos propos. En acceptant de répondre directement, vous éviterez également de devoir recontextualiser les questions.

Cependant, répondre dans l’immédiat aux requêtes de votre auditoire peut facilement vous déstabiliser. En effet, cela demande une fine maîtrise de votre contenu et de la structure de votre présentation. Cela demande une certaine flexibilité dans la structure de votre présentation. En « sortant » de votre sujet, vous risquez de perdre le fil conducteur et d’avoir de la difficulté à retrouver vos repères. De plus, vous risquez de manquer de temps pour couvrir l’ensemble du contenu. Les questions des participants peuvent également casser le rythme de votre présentation. Limitez-vous donc à répondre aux questions directement en lien avec votre présentation. Les autres questions pourront être répondues ultérieurement ou après votre communication.

Pour vous permettre d’adapter la durée de votre présentation à l’intérêt des participants, pensez tout d’abord à vous concentrez sur l’objectif de votre communication. En ciblant un objectif pour les participants, vous pourrez plus facilement identifier les éléments essentiels à leur partager. Prévoyez également des activités tampons où vous pourrez passer plus ou moins de temps, sans altérer votre message global.

Accepter de répondre sur le champ au questions de votre auditoire nécessite ainsi une planification rigoureuse du temps de présentation .

À des moments précis

Une forme hybride permet d’offrir une flexibilité aux participants tout en évitant de perdre le fil de votre pensée. Il s’agit de prévoir, à même la structure de votre présentation, le moment où votre auditoire pourra poser des questions. Cette technique permet de regrouper les questions à la fin de section ou à des moments clés de votre présentation. Tout comme l’acceptation de question à n’importe quel moment, cette stratégie demande une excellente structure et une planification précise de votre présentation.

Si vous désirez offrir de la flexibilité et de l’interactivité à votre auditoire, vous pouvez leur proposer de poser leurs questions en utilisant un repère sur les médias sociaux. Par exemple, l’utilisation d’un mot-clic particulier (#VotreConference) vous permettra de rechercher et filtrer le contenu. Vous pouvez également demander à votre auditoire de vous identifier dans leurs publications (@VecteursLeviers), mais vous devrez présenter l’ensemble de vos conversations personnelles ou professionnelles. Dans les deux cas, prenez le temps de bien préciser la marche à suivre pour que l’ensemble de votre auditoire puisse participer. Pensez également à simplifier au maximum l’accès à la compilation.

Pour intégrer le contenu de la recherche du mot-clic dans votre diaporama, vous pouvez utiliser un outil tel que LiveWeb. Celui-ci permet d’intégrer n’importe quelle page web, dont une recherche de mot-clic sur les réseaux sociaux.

Si vous avez la chance d’avoir un collaborateur ou un collègue présent à votre communication, vous pouvez lui demander d’agir à titre de modérateur. De cette façon, vous pourrez vous concentrer sur votre présentation et avoir quelqu’un qui s’occupe de sélectionner les meilleures questions à partager au public.

Conclusion 

En somme, planifier la période de questions vous permettra de mieux répondre aux attentes de votre auditoire et facilitera votre expérience de partage. En communiquant vos préférences, vous vous assurerez de créer le climat le plus propice à votre partage, réduirez votre stress et augmenterez la fluidité de votre communication.

Comme vous avez pu le constater, il n’y a pas de meilleur moment pour prendre les questions de votre auditoire. Que cela soit avant, pendant, au cours ou à la fin de votre communication, l’important est que vous soyez à l’aise dans votre partage. Plus vous vous sentirez en confiance, plus votre auditoire en bénéficiera.

Vous voulez aller plus loin?

Image d'entête :  U.S. Department of Agriculture sur Flickr
Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *