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Former et encadrer des équipes

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Le travail en équipe dans le cadre d’une formation ou d’une conférence est une excellente manière de dynamiser votre présentation. Il permet d’impliquer activement les participants dans l’application du contenu de votre communication. Il offre également aux participants une occasion de concrétiser leurs apprentissages et de réseauter. À titre de conférencier ou de formateur, il vous permet également d’assurer un transfert efficace de votre expertise.

La création des équipes peut cependant représenter un défi selon les objectifs fixés pour votre communication. Pour mieux cerner les bénéfices et enjeux du travail d’équipe, nous distinguerons tout d’abord les concepts de collaboration et de coopération. Par la suite, nous examinerons différentes stratégies pour encadrer les équipes. Enfin, nous présenterons différentes techniques pour composer facilement vos équipes.

Le travail d’équipe

Une équipe de travail se définit comme un groupe de personnes interagissant afin de se donner ou d’accomplir une cible commune, laquelle implique une répartition de tâches et la convergence des efforts des membres de l’équipe.

Alaoui, Laferrière et Meloche, 1996

Pour arriver à l’objectif commun, les tâches peuvent être distribuées de différentes façons. Cette répartition se décline en deux principaux types: collaboratif et coopératif. Nous vous invitons à visionner cette courte capsule pour distinguer les deux types. Le contenu du vidéo est inspiré de celui du site de la Teluq.

Encadrer le travail d’équipe

Pour qu’un travail d’équipe se déroule dans un climat propice aux échanges et à l’appropriation du contenu, il est essentiel de respecter certains principes de base. Ceux-ci vous permettront d’optimiser l’expérience des participants et la vôtre.

Préciser l’objectif à atteindre

Comme le travail d’équipe vise une cible commune, il est essentiel de bien préciser l’objectif à atteindre. Pour ce faire, vous pouvez cibler un objectif pour les participants. Plus votre objectif sera précis et clair, plus votre auditoire pourra rapidement se mettre à la tâche et appliquer votre contenu.

Formuler des consignes claires

Plus les consignes sont simples et claires, plus les participants sont susceptibles de les comprendre. Au même titre que l’objectif, privilégiez l’utilisation de phrases simples, positives et actives. N’hésitez pas à présenter celles-ci sous forme de processus avec le moins d’étapes possible à réaliser. Plus il y a d’étapes, plus il sera difficile pour les participants de s’approprier la tâche à réaliser.

Définir les rôles et responsabilités

Pour assurer un déroulement et un transfert optimal, il est recommandé de préciser le rôle et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Plusieurs typologies de rôles existent.

Tout d’abord, Louise Villeneuve a publié aux Presses de l’Université du Québec en 2011 l’ouvrage pratique Comment travailler en équipe de façon efficace : guide d’information destiné aux étudiants. Ce guide distingue quatre rôles à adopter au sein d’une équipe.

  • Animateur
  • Secrétaire
  • Gestionnaire du temps
  • Porte-parole

Meredith Belbin a également développé dans les années 1980 une typologie des rôles dans une équipe .

  • Trois rôles orientés sur la réflexion 
    • Priseur
    • Concepteur
    • Expert
  • Trois rôles orientés sur l’action 
    • Organisateur
    • Propulseur
    • Perfectionneur
  • Trois rôles orientés sur la relation
    • Promoteur
    • Coordonnateur
    • Soutien

Peu importe les rôles assignés, il est important d’encadrer le travail d’équipe afin que les membres aient tous une tâche à réaliser et qu’ils comprennent bien la teneur de celle-ci.

Déterminer les modalités

Les modalités de travail permettent d’éviter la confusion entre les membres en :

  • permettant à chaque membre de l’équipe de bien comprendre son rôle
  • précisant l’objectif commun
  • maximisant le temps d’échange
  • annonçant les échéances et le temps disponible
  • proposant des outils pertinents pour réaliser la tâche.

Prendre le temps de décrire ces modalités par écrit permet de gagner du temps dans les explications du travail. Cela permet également de mieux soutenir les participants dans leur travail.

Se dérouler dans une période de temps suffisante

Lors d’une formation ou d’une conférence, on a parfois tendance à privilégier le contenu devant les échanges. Pour assurer un transfert optimal, il nécessaire de prévoir assez de temps dans sa communication pour :

  • Présenter les consignes
  • Répondre aux questions lors de l’amorce du travail
  • Laisser le temps aux participants de réaliser le travail
  • Proposer une plénière ou une synthèse
  • Proposer des ressources complémentaires

Ainsi, il ne s’agit pas seulement de laisser les participants travailler en équipe. Il s’agit de planifier adéquatement l’ensemble de cette activité pour favoriser le transfert optimal de son expertise. Le tout doit être cohérent avec l’ensemble de votre présentation.

Former les équipes

Plusieurs techniques existent pour former les équipes. Avant de choisir une technique, il est important de tout d’abord valider la pertinence d’imposer ou non les équipes. Le choix des membres de l’équipe doit être arrimé à la fois avec l’objectif de votre communication, la composition de votre auditoire, le temps imparti et l’aménagement de votre local. Le tableau suivant vous propose quelques pistes de réflexion pour appuyer votre choix.

Imposer ou non les équipes?

TypeLibre-choix des membres de l’équipeChoix imposé des membres de l’équipe
Avantages– Plus rapide
– Diminue les risques de conflits
– Possibilité d’équilibrer les forces de chaque équipe
– Favorise la diversité et le réseautage
Inconvénients– Certains membres peuvent être isolés
– Limite la diversité des échanges (on a tendance à se placer avec les gens qu’on connaît)
– On doit prévoir le temps de former les équipes
– Augmente les risques de conflits

Former les équipes

Pour former les équipes, plusieurs techniques peuvent être utilisées. Il n’y a pas vraiment de meilleures techniques. Il s’agit surtout de choisir la technique la plus cohérente avec votre style d’animation, votre contenu et vos objectifs.

Par tables

Former les équipes selon l’emplacement des participants est certainement la façon la plus simple et la plus rapide. Pensez à préalablement désigner chacune des tables par un numéro, une lettre, un indicateur (ex. un concept, un personnage, une équipe sportive, un groupe de musique, etc.) ou une thématique. Si vous utilisez un indicateur comme un concept ou une thématique, il peut être judicieux d’établir un lien explicite avec votre communication.

Comme les participants auront tendance à se placer avec les gens qu’ils connaissent, il est possible de favoriser les échanges et le réseautage en plaçant un objet pour chaque participant (lettre, carton de couleur, legos de couleurs, numéros, types de balles de sports (ex. ping pong, tennis, etc.), bonbons, etc.). Vous pourriez également utiliser un ou plusieurs jeu de cartes. Par exemple, vous pourriez regrouper tous les participants avec une carte d’une couleur (Coeur, Carreau, Trèfle ou Pique) ou par valeur (10, Valet, Dame, Roi, As, etc.).

À l’aide des caractéristiques des participants

Vous pourriez également former les équipes à partir des caractéristiques personnelles (passe-temps, type de films ou de musique préféré, etc.) ou professionnelles (ex. type d’emploi, lieu d’emploi, secteur d’activité, etc.). Attention cependant à ne pas sélectionner des caractéristiques qui pourraient être jugées discrimante pour votre auditoire ou les organisateurs de votre communication.

Vous pourriez également regrouper les participants par niveaux d’expertise (novice, intermédiaire ou avancé) ou par phase de mise en oeuvre (élaboration, implantation, mise en oeuvre, évaluation, optimisation, etc.). Le jumelage de différents niveaux d’expertise ou de même niveau d’expertise peut enrichir les échanges des participants.

Automatiquement

Des outils tels que Poll Everywhere permettent de créer automatiquement des équipes lors de l’inscription des participants. Pour explorer les possibilités de ce type d’outils, nous vous invitons à consulter les articles sur les outils interactifs pour dynamiser votre conférence ou formation et sur la mise en place d’un canal d’arrière-plan.

Conclusion

En somme, le travail d’équipe représente une activité appréciée permettant aux participants d’intégrer leurs apprentissages et de réseauter. Peu importe la le type d’activité (collaboratif ou coopératif) et la manière de former vos équipes, assurez-vous d’encadrer adéquatement le travail de votre auditoire.

Pour vous aider à former vos équipes, nous vous proposons de télécharger notre gabarit d’indicateurs pour former les équipes. Il comprend différents indicateurs (lettres, nombre, cartes à jouer et niveau d’expertise) pour vous permettre de facilement regrouper et d’identifier vos équipes.

Ressources

Image d'entête: Visual Tag Mx sur Pexels
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