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Accueillir les participants

C’est l’heure de la conférence et j’entre dans la salle. La personne qui présente est à l’avant. Elle travaille sur son ordinateur, visiblement préoccupée. Un technicien l’accompagne pour lui expliquer comment se connecter au projecteur ou à internet. J’ai tout de suite des doutes sur mon choix de conférence…

L’accueil des participants est un élément important d’une conférence ou d’une formation. L’éducation s’intéresse de près aux effets de la relation entre les apprenants et les enseignants : pour un participant, le fait de sentir que la personne qui présente nous ressemble et nous comprend a des effets déterminants sur l’apprentissage. Comme participant, vous voulez peut-être aussi avoir l’impression que la personne qui présente a une expertise pertinente face à votre situation personnelle. Pour un conférencier, l’accueil des participants est une occasion de créer ces liens avec les participants et de confirmer la pertinence de votre message. Nous vous proposons deux volets à l’accueil des participants.

Entrée dans la salle

Voici deux situations extrêmes pour illustrer l’entrée dans la salle.

  1. Le conférencier se trouve près de l’entrée. Il regarde les participants dans les yeux, se présente comme le conférencier et leur souhaite la bienvenue.
  2. Le conférencier se trouve derrière une table sur la scène. Il consulte des messages sur son téléphone.

Dans la première situation, le conférencier fait un effort manifeste pour établir un lien avec les participants. Son geste est généreux et considéré. Pour certains participants, c’est aussi un indice que le conférencier est confiant sur la présentation, car il n’y travaille pas jusqu’à la dernière minute. Dans la deuxième, le conférencier ne montre pas d’intérêt ni pour la présentation ni pour les participants. Ces exemples vous apparaissent peut-être évidents, mais avec le stress et l’inconnu amenés par le fait de partager son expertise, les notions les plus évidentes sont parfois oubliées.

Vous trouverez sans doute entre ces deux situations votre propre zone de confort pour l’accueil des participants. L’important à notre avis est que lors de l’entrée dans la salle, les participants voient que vous êtes intéressés à eux et à l’activité. Ils vous accordent du temps, de l’énergie et peut-être de l’argent pour cette activité : soyez à la hauteur dès l’accueil.

Du côté du matériel, vous pouvez aussi créer un effet rassurant en affichant votre présentation visuelle contenant le titre de la présentation et votre nom. Nous avons aussi vu à quelques reprises les photos des présentateurs ainsi que leur rôle ou leur établissement d’affiliation. Ces informations permettent aux participants de confirmer qu’ils sont au bon endroit. Le participant qui a cherché la salle 15 minutes avant de vous rejoindre appréciera grandement.

Début du discours

L’accueil des participants se fait également au début du discours. Vous pouvez minimalement souhaiter la bienvenue à tous, mais aussi engager les participants par une activité visant à mieux les connaître. Pour les petits groupes, un tour de table est souvent réalisé. Pour les grands groupes, on peut demander de lever la main pour répondre à des questions. Attention cependant à ne pas en faire une activité inutile. L’accueil des participants doit vous permettre de faire des liens avec votre propre réalité afin de leur montrer que vous leur ressemblez ( » Qui parmi vous occupe un poste de technicien ? J’ai moi aussi été technicien pendant 8 ans dans ce domaine. « ). L’accueil des participants doit aussi vous permettre de mieux comprendre les caractéristiques des participants qui vous permettront d’ajuster votre discours ( » Combien de personnes ont de l’expérience dans le thème de la présentation ? « ).

Une fois les liens créés, vous serez probablement en meilleure posture pour vous présenter et expliquer pourquoi votre activité est pertinente pour les participants.

Bref, pour nous, l’accueil des participants peut prendre différentes formes, mais vise essentiellement à tisser des liens avec eux. Il s’agit aussi en quelque sorte de créer une première impression positive qui démontre la considération que le conférencier porte aux participants.

 Image d'entête par rawpixel.com dePexels 
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